Rekords tal-arkivji organizzazzjoni ġestjoni: GOST, istruzzjonijiet, dokumenti, regoli. Linji gwida għall-ġestjoni rekords tal-arkivji

regoli ta 'ġestjoni rekords tal-arkivji fihom ir-rekwiżiti ewlenin li jaħdmu ma' karti u materjali mhux involuti fl-attivitajiet attwali tal-kumpanija. Dawn huma fformulati skond il-preżent qafas regolatorju, ipproċessar ambitu regolatorju, il-kompilazzjoni u l-ħażna ta 'informazzjoni. termini ewlenin użati fil-qafas tal-Istandard settijiet għall-Ġestjoni Rekords arkivju. Meta qed jaħdmu fuqhom in konsiderazzjoni l-avvanzi fl-użu tat-teknoloġija u t-teknoloġija ta 'informazzjoni avvanzata. Ikkunsidra tkompli l-bażi ta 'amministrazzjoni rekords arkivji.

inċidenza

Linji gwida għall-ġestjoni rekords arkivjali japplikaw għall-aġenziji tal-gvern. Huma wkoll meħtieġa għal negozji involuti f'ċerti tipi ta 'xogħol. B'mod partikolari, ir-regolamenti japplikaw fil-parti tad-deskrizzjoni, ir-reġistrazzjoni, il-preservazzjoni u l-użu ta 'dokumenti ta' fondi Arkivjar tal-Federazzjoni Russa, irrefera għall-proprjetà statali.

Suddiviżjonijiet ta 'intrapriżi, li jaħdmu ma' films, fonografika, vidjo, ritratti, mapep, xjenza u teknoloġija, tagħrif telemetrija, irregolata mid-dispożizzjonijiet stabbiliti fl-ippjanar u r-rappurtar.

Id-dazju u d-dritt biex jiffurmaw organizzazzjonijiet fil-arkivji għall-ħażna temporanja ta 'dokumenti tal-RF AF tipprovdi l-bażi ta' leġiżlazzjoni settorjali (mill-1993), il-pożizzjoni (mill-1994 u 1998.). Il-qafas regolatorju jiffurmaw il-atti legali ta 'importanza reġjonali. Meqjus ir-regoli ma japplikawx għad-dokumenti, ix-xogħol li huwa rregolat mil-Liġi Federali № 5485-1 u d-Digriet Presidenzjali № 1203 mill 1995/11/30, il-

tlestija

Huwa riforniment sistematika tal-bażi dokumentata dwar l-unitajiet ta 'intrapriża. Picking jinkludi d-determinazzjoni:

1. Sorsi.
2. Kompożizzjoni ta 'materjali li għandhom jiġu riċevuti.

Bħala parti minn din l-attività huwa ukoll imwettaq b'mod trasferiment dirett ta 'dokumenti li l-arkivju. Bħala sorsi huma:

1. unitajiet ta 'intrapriżi.
2. persuni fiżiċi.
3. istruttura subordinati.

Il-kompożizzjoni ta 'materjali

għar-rekords tal-arkivji istruzzjoni maniġerjali tiffissa dak l-akkwist hija mwettqa temporanjament (aktar minn 10 snin) każijiet u l-ħażna permanenti. tiġbor fil-qosor wkoll informazzjoni fuq il-persunal. Każijiet fejn il-ħajja fuq l-ixkaffa ta 'inqas minn 10 snin, bħala regola, l-arkivji mhumiex trasferiti. Ikunu jinsabu fil-partijiet relevanti ta 'l-intrapriża. Fl-aħħar tal-ħajja utili ta 'affarijiet bħal dawn għandhom jiġu meqruda. Dettalji ta 'karattru individwali huma trasmessi fuq talba tas-sid. Sussegwentement, huma jintbagħtu lill-Arkivji tal-Istat għall-kontenut permanenti. It-trasferiment għandu jkun ukoll materjali Intrapriżi prekursuri u strutturi subordinati likwidati.

Arkivji rekords ġestjoni u nomenklatura

impjegati awtorizzati li jwettqu xogħol ma 'materjali ta' informazzjoni intrapriża, jagħmel lista sistematika tal-każijiet. Hu sejjaħ l-nomenklatura. Fil-formazzjoni tagħha tindika l-ħajja utili ta ' materjali. għar-rekords tal-arkivji manwali ġestjoni tippreskrivi l-qsim awtorizzat biex jimmonitorjaw u jiffaċilitaw forniment tas-servizz fl-abbozzar tan-nomenklatura. lista sistematika iservi bħala bażi għall-formazzjoni ta 'inventarji ta' materjali ta 'informazzjoni ta' (sa 10 sena) ħażna permanenti u temporanju. Nomenklatura huwa wkoll dokument ewlieni ta 'kontabilità. Huwa użat għar-reġistrazzjoni ta 'każijiet ta' ħażna temporanja, inklużi perjodu ta 'anqas minn 10 snin. L-iskema stabbilita systematization nomenklatura jistgħu jintużaw meta jiġu żviluppati atti fajl karta mwettqa.

klassifikazzjoni

Żamma tar-rekords tal-arkivji ġestjoni titwettaq fuq tliet tipi ta 'nomenklatura:

1. Tipiku.
2. Eżemplari.
3. Individwali (għal kumpanija partikolari).

L-ewwel jiddetermina l-kompożizzjoni tal-materjal ġġenerati fl-istituzzjonijiet simili. nomenklatura standard huwa meqjus li jkun dokument regolatorju. systematization approssimattiva jiddetermina l-kompożizzjoni approssimattiva ta 'materjali ta' informazzjoni għall-intrapriżi li huma koperti minn azzjoni tagħha, li jindikaw l-indiċi. Hija għandha karattru rakkomandatorja. Dawn it-tipi ta 'systematization użati fil-formazzjoni ta' firxa individwali u trasferiti fih mingħajr bidliet.

Karatteristiċi preparazzjoni

Id-dokumenti għall-ġestjoni tal-arkivji rekords intrapriża systematized fil-forma preskritta skond in-nomenklatura ta 'unitajiet strutturali. Dawn tal-aħħar għandu jiġi miftiehem u ffirmat mill-mexxejja.

In-nomenklatura tal-intrapriża hija magħmula fil-forma ġenerali. Huwa inizjalat mill-kap tal-arkivju jew il-persuna inkarigata, iffirmat mill-kap ta 'forniment ta' servizz jew impjegat awtorizzat. Nomenklatura għandhom ikunu approvati mill-kummissjoni ta 'esperti, u mbagħad approvata mid-direttur tal-kumpanija. Wara li jkun twettaq dawn il-proċeduri kapijiet ta 'diviżjonijiet strutturali tal-intrapriża pprovduta estratt tat-taqsimiet rilevanti.

In-nomenklatura għas-sena li ġejja iffurmata fl-aħħar kwart tal-perjodu attwali. Armonizzazzjoni hija żgurata mill-inqas 1 ħin fil-5 snin. Jekk tibdel l-istruttura u l-funzjonijiet ta 'l-intrapriża, nomenklatura ġdida.

Il-proċedura għall-kumpilazzjoni ta 'l-Affarijiet

Formazzjoni imsejħa grupp atti mwettqa skont in-nomenklatura. Arkivjar organizzazzjoni ta 'ġestjoni rekords tinkludi l-systematization ta' informazzjoni skond il-isem tal-fowlder. Mhux permess raggruppament ta 'kopji duplikati u abbozzi. L-eċċezzjonijiet huma vetturi ta 'valur għoli. m'għandhomx jitqiegħdu fil-folder karta li jiġu rritornati.

Iż-żamma żamma ta 'rekords tal-arkivji hija mwettqa bi provvista ta' informazzjoni immaniġġjar tal-materjali servizz ċentralizzat, u bi deċentralizzat - żewġ unitajiet strutturali, u t-tqassim ta 'hawn fuq. Raggruppament hija mwettqa taħt is-superviżjoni diretta tal-persuni responsabbli għas-sigurtà ta 'storage media. Jekk ikun meħtieġ, jista 'jkun l-impjegati involuti ta' l-Arkivju Istat.

rekwiżiti ewlenin

ġestjoni rekords tal-arkivji titwettaq skond ir-rekwiżiti tar-regolamenti. Fil jiffurmaw l-folders ma ' trasportaturi ta' informazzjoni jeħtieġu biex jissodisfaw ir-rekwiżiti li ġejjin:

1. Materjali għall-ħażna temporanja u permanenti huma miġbura separatament.
2. -Folder hija inkluża f'kopja waħda f'kull wieħed mill-karta.
3. -Folder għandu jkun materjali preżenti għas-sena kalendarja. Ta 'dan ir-regolament, madankollu, hemm eċċezzjonijiet. Dawn jinkludu:

• fajls personali, li huma ffurmati fuq il-perjodu kollu tal-impjegat rilevanti;
• materjali u strutturi ta 'kumitati eletti permanenti magħhom, gruppi deputati, regimented fil-perjodu ta' konvokazzjoni;
• istituzzjonijiet edukattivi karta, eżegwiti u miġbura fis-sena skola;
• materjali teatrali, li jikkaratterizzaw l-attivitajiet tal-istaġun;
• istorja, u l-bqija.

-Folder tridx tkun inqas minn 250 folji fi ħxuna ta 'mhux aktar minn 4 ċm.

Raggruppament ta 'atti amministrattivi

Arkivjar ġestjoni rekords teħtieġ systematization ta 'tipi differenti ta' trasportaturi ta 'informazzjoni. Dawn inklużi attribut u l-atti amministrattivi. Dawn huma miġbura skond it-tip u l-kronoloġija tal-applikazzjonijiet:

1. Id-disposizzjonijiet ta istatuti approvati minn atti regolatorji, jaġixxu bħala annessi. Dawn huma miġbura flimkien. Jekk id-dispożizzjonijiet, ir-regolamenti, l-istatuti ġew approvati bħala atti separati, systematize minnhom f'każijiet individwali.
2. Ordnijiet u deċiżjonijiet tal-istrutturi ogħla għall-implimentazzjoni tagħhom huma miġbura mill-oqsma ta 'l-intrapriża.
3. Ordnijiet dwar il-persunal, systematized skont il-perjodu ta 'żamma. B'volum kbir ta 'materjali ta' informazzjoni Atti spedjenti fuq naħat differenti tal-kumpanija, grupp separatament.
4. Ordnijiet fl-oqsma ewlenin ta 'attività huma systematized separatament minn atti fuq il-persunal. Per eżempju, l-ordni tal-ġestjoni rekords arkivji hija inkluża fl-istess folder, u l-ħatra tal-kap tad-diviżjoni responsabbli - għall-ieħor.
5. limiti approvati, rapporti, stimi, listi dettaljati, pjanijiet u l-bqija. miġbura separatament minn proġetti minnhom.
6. Post ta 'dokumenti fil-fajls personali titwettaq fl-ordni li jiġu rċevuti.
7. kontijiet tal-wiċċ pagi tal-persunal systematized fil-folders separati. Huma rranġati f'ordni alfabetiku.
8. Ilmenti, suġġerimenti, l-ilmenti taċ-ċittadini dwar l-attivitajiet tal-kumpanija, reġistrazzjoni ta 'konsiderazzjoni u l-implimentazzjoni tagħhom huma miġbura separatament mill-ilmenti ta' individwi għal kwistjonijiet personali.
9. Sistematika ta 'korrispondenza huwa normalment imwettaq fil-perjodu kalendarju f'ordni kronoloġika. F'dan il-każ, it-tweġibiet huma mqiegħda wara l-mistoqsijiet. Fil-każ ta 'tiġdid ta' korrispondenza fuq suġġett partikolari, li beda fis-sena ta 'qabel, id-dokumenti inklużi fil-folder tal-perjodu kurrenti. F'dan il-każ jindika l-indiċi tas-sena preċedenti.

Nagħmlu trasportaturi informazzjoni aċċettati mill-kustodja

Arkivjar ġestjoni rekords jipprovdi għadd ta 'rekwiżiti għal unitajiet strutturali, li jaħdmu ma' dokumenti tal-karta. trasportaturi Nagħmlu tista 'tkun parzjali jew sħiħ. Hija tiddependi fuq il-ħin tal-ħażna. reġistrazzjoni sħiħa titwettaq fir-rigward ta 'dokumenti temporanji (aktar minn 10 sena), b'kontenut permanenti, kif ukoll l-atti fuq il-persunal. Hija tinvolvi:

1. Hardcover / folder legaturi.
2. In-numerazzjoni tal-folji.
3. Tfassil tal-paġna-xhud.
4. Formazzjoni ta 'inventarju intern jekk ikun meħtieġ.
5. Jagħmlu aġġustamenti fid-dettalji tal -karta tal-kopertura. Huma jistgħu tmissx l-isem tal-intrapriża, in-numru tar-reġistrazzjoni ta 'folders, id-dati estremi, u l-bqija.

Materjali għall-ħażna temporanja u jinkludi perjodu ta 'anqas minn 10 snin, imfassal f'parti. Allura, mhux permess li twettaq il-systematization ta 'titoli fil-folder, listi mhux numerati, ma jkun ta' tikketta assigurazzjoni.

sfumaturi

Arkivjar rekords ġestjoni - attività li fiha speċjalisti jipprovdu mhux biss mezz ta 'tagħrif ta' sigurtà, iżda wkoll l-opportunità li jaħdmu magħhom jekk ikun hemm bżonn. Għal dan il-għan, l-atti li jikkostitwixxu l-folder, ppreżentata minn erba titqiba fil-kopertura tal-kartun. Huma wkoll permessi li torbot jikkunsidraw il-possibbiltà ta 'qari testi, riżoluzzjonijiet, dati ta' viżi fil-karti kollha.

Bi tħejjija għall-grupp ta 'qfieli kollha metall huma mneħħija. Materjali maħsuba għall-ħażna permanenti u li jikkonsisti ta 'atti partikolarment siewja jew unformatted jinsabu fil-folders gated tliet valv ma kordi jew fil-kaxxi speċjali.

Meta jkunu preżenti fid-dokumenti ma ssirx talba dwarhom ta 'natura personali (kotba xogħol, karti, karti militari, eċċ). Dawn jitpoġġew f'envelopp separat u ppreżentata lill-bqija tal-materjali. Fl-aħħar tal-folder għandhom ikunu preżenti vojt folja-xhud. Fil-bidu tal-folder suturati formola għall-inventarju intern. Biex jiżguraw is-sigurtà u l-ordni ta 'arranġament ta' kull folja tal-karta nnumerati b'numri Għarab. Din ir-regola ma tapplikax għall-paġna, u forom xhud għall-inventarju. Numru jitqiegħed fil lapes fir-rokna ta 'fuq.

Folja-xhud

Huwa magħmul skond l-ordni. Fiha l-kliem u l-figuri:

1. Numru ta 'folji numerazzjoni.
2. In-numru ta 'paġni ta' inventarju intern.

Il-folja-Xhud jistipula wkoll numerazzjoni speċifiċità. B'mod partikolari, biex jiddeterminaw jekk hemmx indiċi, kodiċijiet nieqsa, numri paġna ittri ma 'ritratti inkollati, paġni format kbir, u l-bqija. Barra minn hekk, fuq il-folja jindikaw il-preżenza ta 'fuljetti istampar fil-folder, jekk dawn ma jkunux ġew immarkati skond in-numerazzjoni prinċipali. Folja-xhud vised kompilatur. Tibdiliet sussegwenti fl-istatus u l-kompożizzjoni tal-folders għandhom ikunu mmarkati lilu b'referenza għall-atti rilevanti. Mhuwiex permess jagħmlu folja-xhud fuq il-paġna titolu ta folder jew fatturat nett tal-aħħar paġna tad-dokument fiha.

inventarju intern

Huwa ffurmat għall-ħażna u l-kontabilità informazzjoni żmien materjali (aktar minn 10 snin) u l-kontenut kontinwu. inventarju interna kif ikkompilati għal negozji maħluqa minn varjetajiet ta 'dokumenti, titoli tagħhom l-kontenut ma kinux żvelati. Il-forma għandha tippreżenta data dwar in-numri serjali ta 'attakki indiċi folder, titoli, dati, u numri paġna.

Għal inventarju intern mehmuża rekord sommarju. Huwa ddikjara f'figuri u kliem l-għadd ta 'dokumenti inklużi fih, kif ukoll in-numru ta' folji jiffurmaw dan. Japprova kompilatur inventarju intern. Jekk folder huwa marbut jew stejpils mingħajr forma, il-lista kkompilata huwa mehmuż ma 'ġewwa tal-qoxra ta' quddiem.

Bidliet fil-kompożizzjoni ta 'materjali għandhom jiġu riflessi fil-folder "Noti". Speċifikament hija tirreferi għat-tneħħija, tibdil ta 'kopji tal-karta, inklużi dokumenti addizzjonali folder. Fl-istess ħin stabbilixxit referenzi għall-atti rilevanti. Jekk ikun meħtieġ, jistgħu jiġu ffurmati mid-dħul il-ġdid mal-karta qosor inventarju intern, kif ukoll l-iskrizzjoni ta 'xhieda folder.