L-ittra ġestjoni (kampjun)

L-ittra ġestjoni - dokument li huwa parti integrali ta 'komunikazzjoni kummerċjali. Ħafna drabi hija trasmessa bil-posta u jservi l-iskambju ta 'informazzjoni b'mod speċjali.

kunċetti bażiċi

korrispondenza ta 'negozju hija meħtieġa biex jittrattaw diversi kwistjonijiet ekonomiċi jew produzzjoni. Ma 'negozji jgħinu tagħha u l-organizzazzjonijiet jikkomunikaw mal-ambjent estern: imsieħba, klijenti jew aġenziji tal-gvern. Normalment użati għall-din l-ittra ġestjoni.

Huwa ġeneralment magħruf bħala dokument bil-miktub, li jistgħu jkunu:

• tweġiba għall-messaġġi jew talbiet riċevuti qabel;
• karta ta 'akkumpanjament iggwidata mibgħuta flimkien ma' strumenti jew materjali oħra;
• ittra inizjattiva fil-każ fejn il-mod ieħor ta 'komunikazzjoni ma jkunx possibbli.

Kull wieħed minn dawn l-għażliet għandha l-karatteristiċi tiegħu stess. Madankollu, hemm regoli komuni, skond liema huwa normalment magħmul kull ittra uffiċjali. Dan jista 'jinftiehem, minħabba li huwa korrispondenza negozju, per eżempju, ħafna drabi jibda l-konklużjoni tal-maġġoranza tat-tranżazzjonijiet. Dokument iffurmata tajjeb tista 'toħloq fil-destinazzjoni impressjoni favorevoli fuq l-imsieħba potenzjali futuri.

Tipi ta 'ittri tan-negozju

Jiddependi fuq l-informazzjoni li jkun fiha l-ittra uffiċjali, jista 'jkun:

1. Li jkopri. Fil-każ li fih l-messaġġ li għalih hemm firxa ta 'applikazzjonijiet.
2. Talbiet. Jiġifieri, huwa jesprimi nuqqas ta 'sodisfazzjon ma' sitwazzjoni partikolari (talba).
3. Gwida. ċerti indikazzjonijiet huma mogħtija fit-test.
4. Garanzija. Il-mittent jikkonferma t-twettiq ta'obbligazzjonijiet futuri stabbiliti fid-dokument.
5. Informazzjoni. L-ittra fiha informazzjoni li tista 'tkun ta' interess għall-riċevitur.
6. Reklamar. Informazzjoni hija pprovduta biex jattiraw lill-kooperazzjoni.
7. Ittra ta 'notifika. Għal informazzjoni dwar avvenimenti pubbliċi.
8. Ittra ta 'konferma. Huwa jinnota l-fatt ta 'jkollna dawk jew id-dokumenti jew materjali oħra.
9. Ittra ta 'talba. It-test fih appell lill inċentiv tar-riċevitur għall-azzjoni.
10. Ittra tal-messaġġ. Huwa jipprovdi l-informazzjoni speċifika ta 'interess reċiproku għall-partijiet mittent.

L-għan ta 'dawn id-dokumenti huwa l-kollegament bejn l-organizzazzjonijiet jew dipartimenti.

Kumpilazzjoni ta 'ittra talba

Fi kwistjonijiet ta 'kooperazzjoni kultant hemm sitwazzjonijiet meta waħda mill-partijiet, għal xi raġuni, ma jissodisfax l-obbligi tiegħu. F'dan il-każ, l-ewwel sieħeb tibgħat ittra lill-kontraparti tiegħu. Fiha, huwa normalment jippreżenta proposti tagħha għall-eliminazzjoni ta 'ksur tad-drittijiet legali tiegħu. Dan huwa l-ittra uffiċjali. Kampjun ta 'tali dokument, inti tista' toħloq arbitrarju. F'dan il-każ, għandhom jiġu kkunsidrati l-punti li ġejjin:

1. L-istil kitba għandha tkun in-negozju uffiċjali bl-istallazzjoni tas-sħubija.
2. L-essenza tal-pretensjoni għandu jiġi espress b'mod ċar ħafna.
3. Waqt il-preżentazzjoni tal-informazzjoni neċessarja biex jopera fatti b'mod konvinċenti konkreti.

Fl-ittra ilment għandu jkollu:

• Dettalji mittent (isem, indirizz ta 'ritorn u numri tat-telefon);
• informazzjoni sħiħa dwar id-destinazzjoni;
• deskrizzjoni taċ-ċirkostanzi li fihom kien hemm sitwazzjoni ta 'kunflitt;
• referenza għall-normi legali, li mbagħad kissru-kontroparti;
• rekwiżiti speċifiċi li telimina l-vjolazzjoni, li jindika il-ħin tal-implimentazzjoni tagħhom;
• konsegwenzi li jistgħu jseħħu jekk il-parti avversarja jitbiegħed mit-twettiq tagħhom.

Attenzjoni partikolari għandha tingħata lill kif is-servizz huwa magħmul ittra. Il-kampjun għandu jiġi żviluppat b'tali mod li l-ħati ma jipperċepiha bħala theddida. Għandu jiġi mfakkar li din hija biss tfakkira eżiġenti konformità mal-liġi.

regoli ta 'disinn

Attenzjoni partikolari għandha tingħata lill-disinn ta 'ittri ta' ġestjoni. Madankollu, il-liġi ma tipprovdix għal dak xi regoli u regolamenti stretti.

Minkejja dan, il-punti li ġejjin għandu jitqies obbligatorju fil-preparazzjoni ta 'tali dokumenti:

1. Kull ittra uffiċjali għandha tkun miktuba fuq il-formola. Huwa qed jiġi żviluppat mill-esperti bil-quddiem fuq l-uffiċċju u approvati b'ordni tad-direttur.

2. Id-dokument għandu jkun fih ċerti dettalji:

2.1. Informazzjoni dwar il-reċipjent u l-mittent.

2.2. Numru ta 'referenza u d-data ta' din l-ittra. Huwa meħtieġ għar-reġistrazzjoni.

2.3. Link għal informazzjoni simili dwar l-ittra 'talba, jekk id-dokument hija risposta għal dan.

2.4. Titolu.

2.5. Informazzjoni dwar il-preżenza ta 'kwalunkwe applikazzjonijiet bl-ismijiet u numri tagħhom.

2.6. Informazzjoni dwar il-persuna li tiffirma d-dokument (pożizzjoni u l-isem).

3. Fl-ittra lill jinqraw mistoqsija waħda biss. Wara multipli tikkomplika l-għażla ta 'l-artist.

4. L-informazzjoni għandha tidher fil-qasir ħafna, iżda huwa ċar. Huwa mixtieq li t-test ma jieħux aktar minn żewġ paġni.

5. Id-dritt li tispeċifika d-dettalji tal-benefiċjarju. Jekk qed nitkellmu dwar l-organizzazzjoni, inti trid tkun konformi mal-sekwenza li ġejja:

5.1. Isem tal-kumpannija (fil-każ nominattiv).

5.2. L-unità strutturali (jekk meħtieġ).

5.3. destinazzjoni pożizzjoni (fir-dative).

5.4. inizjali tiegħu.

5.5. L-indirizz postali tal-kumpanija.

6. Jekk riċevituri multipli, l-ewwel trid tispeċifika l-kulħadd prinċipali, u mbagħad ieħor.

B'kont meħud ta 'dawn il-fatturi kollha, id-disinn ta' ittri ta 'ġestjoni, fil-prinċipju, ma jkunx diffiċli.

L-ordni tal-preżentazzjoni

Għad-dokument tkun ġiet miġbura korrettament, trid tieħu in kunsiderazzjoni l-ordni speċifika ta 'preżentazzjoni ta' informazzjoni fiha. Per eżempju, nistgħu nikkunsidraw l-għażla ta 'kif jiktbu ittra uffiċjali ta' rispons. L-ewwel għandna bżonn li wieħed jiftakar li, skond ir-regoli ta 'etikett, huwa meħtieġ li twieġeb għall-informazzjoni fi żmien għaxart ijiem minn meta tirċeviha. Jekk qed nitkellmu dwar il-messaġġ e-mail, il-ħin ottimali ma jkunx aktar minn sagħtejn. Fil-każ li jaderixxu għal dawn ir-regoli ma jkunx possibbli, huwa aħjar li jibgħat messaġġ lill-imsieħeb.

L-ittra nnifisha, fil-fatt, tkun magħmula minn żewġ partijiet:

1. Introduzzjoni. Il-mittent tistabbilixxi l-tema, il-kawża u fondazzjoni tal-kitba tiegħu. Inti tista 'tirreferi għar-regolamenti, li bil-liġi huma l-bażi biex tingħata tweġiba. Barra minn hekk, inti għandek tagħti attenzjoni għal xi punti li jikkonċernaw din is-sitwazzjoni. Dawn se jgħinu biex jikxfu l-essenza tal-kwistjoni.
2. Sommarju. Din il-parti għandha l-għan li tispjega u konvinċenti. It-test għandha tkun konċiża, ċara u konċiża, u tistabbilixxi l-fatti - ppruvati u oġġettiva. Jekk meħtieġ, jistgħu jiġu kkonfermati minn figuri reali.

Wara tali test huwa normalment segwit minn lista ta 'applikazzjonijiet. Tispiċċa dokument iffirmat mill-mittent. Barra minn hekk, huwa neċessarju li tkun taf kif jiktbu ittra uffiċjali, sabiex ma joffendu-riċevitur. L-ewwelnett, ir-referenza għall huwa mixtieq li tibda bil-frażi "Għażiż." It-tieni, inti tista 'tuża l-frażijiet test partiċipju verbali bħal "wara li kkunsidrat bir-reqqa l-proposta tiegħek," jew "biex tittestja sewwa kummenti tiegħek." Tali aderenza għall etikett se jibbenefikaw biss żewġ naħat.

Proċedura azzjoni

Abbozzar ittri uffiċjali hija r-responsabbiltà ta 'skrivani, segretarji jew impjegati oħra li jiġu assenjati dawn id-dmirijiet. Jiġu aċċettati għax-xogħol li għandhom jaderixxu mal f'sekwenza azzjonijiet tagħhom. Il-proċess ta 'dokument bħal ġeneralment jgħaddi mill-passi li ġejjin:

1. eżami bir-reqqa taċ-ċirkostanzi tal-kwistjoni. Int trid kompletament jikkontrollaw is-sitwazzjoni sabiex tivvaluta s-soluzzjonijiet possibbli tagħha.
2. Tfassil tal-abbozz ta 'ittra. Huwa meħtieġ li jitqiesu l-ħtiġiet kollha stabbiliti hawn fuq.
3. Armonizzazzjoni tat-test ippreparat. Xi kultant huwa neċessarju li jeditjaw il-dawl tal-kummenti l-ras. Huwa jista 'jagħmel xi kjarifiki jew spjegazzjonijiet dwar is-suġġett.
4. Approvazzjoni tal superviżur tiegħu.
5. -Finalizzazzjoni u l-iffirmar tad-dokument.
6. ittri Reġistrazzjoni.
7. Tintbagħat il-posta lir-riċevitur.

Huwa biss wara li jgħaddu dawn l-istadji kollha, l-ittra laħqu l-benefiċjarju, se jkunu jistgħu jissodisfaw il-missjoni tagħha.

regolamenti mandatorji

Biex issir ittra uffiċjali, inti għandha żżomm f'moħħha li l-ewwel paġna ta 'bilfors stampata fuq formola speċjali. Għall-bqija, inti tista 'tuża folji nadif regolari ta' A4. Hawnhekk għandu jiġi mfakkar li l-qasam tat-test stess il-limiti tagħha: 'fuq u t'isfel huma 2 ċm, xellug - 3,5 ċm, tajbin - 1 ċm. Mhuwiex meħtieġ li jiksru l-daqs standard li jitwaħħal l-informazzjoni fuq paġna waħda. Huwa aħjar li josservaw ir-regoli kollha u sempliċiment żid paġna addizzjonali.

Tip-test għandu jkun ukoll skond ir-regoli:

1. Biex jistampa, tuża l-font standard Times New Roman. Għażliet oħra aħjar li ma japplikax.

2. Daqsijiet Font regolat wkoll:

• għat-test prinċipali - 14;
• paġni allinjament, u marka tal-prestazzjoni - 12.

3. Pjazzament ta 'dettalji mwettqa wkoll skont ir-regoli:

• ispazjar bejn il-linji - 1;
• allinjament test hija magħmula minn "wisa";
• trasferimenti huma mqiegħda awtomatikament;
• -distanza mill-header għan-numru tas-serje hu spazjar linja 2, u minnha għat-test prinċipali - 3.

Konformità ma 'dawn l-istandards hija mandatorja għall-eżekuzzjoni korretta tal-ittri li jikkorrispondu għad-destinazzjoni.

dettalji tal-post

Sabiex tfassal ittra standard tan-negozju, għandek bżonn tkun taf eżattament fejn dawn għandhom jitqiegħdu, dettalji u l-komponenti tagħha. It-tweġibiet għal dawn il-mistoqsijiet fih GOST R 6.30-2003. Hija tiddeskrivi fid-dettall il-forma ta 'ittri uffiċjali. Fil-fatt, huwa kampjun li fih it-totalità tad-dettalji kollha tad-dokument jinsab b'ċertu mod. Huwa meħtieġ li:

1. Biex jiġu unifikati l-proċess ta 'uffiċċju ta' reġistrazzjoni awto (tan-negozju) ittri.
2. Tkun tista 'tavvanza b'mod ċentrali jippreparaw formoli standard, tnaqqas il-ħtieġa li twettaq ix-xogħol manwalment.
3. Tiffaċilita u jnaqqsu irkupru ta 'informazzjoni viżiva żmien.
4. Jespandu l-kapaċitajiet ta 'pproċessar ta' ittri bl-għajnuna ta 'kompjuters u tagħmir ieħor.

Għalhekk, għal ittra ta 'negozju konvenzjonali użi 30 dettalji standard, li jinsabu fiż-żoni obbligatorji ħdax:

• logo u emblema;
• awtur;
• data inizjali;
• header;
• approvazzjoni;
• destinatarju;
• ir-riżoluzzjoni;
• test;
• firem u l-applikazzjonijiet;
• koordinazzjoni u l-assigurazzjoni;
• marki.

informazzjoni Tqegħid f'ċerti setturi tippermetti lill-professjonisti biex jinnaviga aħjar il-dokument, u l-utenti ordinarji tiffaċilita l-proċess ta 'preparazzjoni tagħha.

rekwiżiti bażiċi

Xi mexxejja żbaljatament jaħseb li l-korrispondenza negozju jistgħu jitwettqu b'mod arbitrarju mingħajr ma ssegwi xi regoli u regolamenti. Iżda l-esperti li huma responsabbli għal dan, għandu jkun jaf ir-rekwiżiti bażiċi għall-ittra uffiċjali:

1. Il-preżenza ta speċjali formola (korporattiva).
2. użu xieraq u d-dettalji tqegħid.
3. It-test għandu jkun jista 'jinqara u editjat sew. Biex jispjega l-essenza tad-domanda hija aħjar li tingħata preferenza għall-proposti komuni sempliċi. Huwa meħtieġ li jitkellmu fil-qosor għal kull kelma jinġarru massimu ta 'informazzjoni.
4. Skond it-tip, id-dokument għandu jinħareġ skond dan. L-ittra jista 'jkun fih ukoll bosta aspetti. F'dan il-każ, il espożizzjoni hija meħtieġa li tipprova li jingħaqdu.
5. L-użu xieraq ta 'l-istandards stabbiliti għall-ittajpjar.
6. Ipprova biex jiksbu l-kontenut tal-ittra ma kienx espressjonijiet kategorika. Ir-riċevitur jista 'jinterpreta l-frażi bħala theddida. Meta jfasslu proposti jużaw aħjar kliem introduttorju bħal "apparentement", "kif tafu", "possibbli" u "kif".

Dawn ir-rekwiżiti huma fil-prattika tgħin biex tinżamm amministrazzjoni tad-dokumenti fl-intrapriża.