Il-ħajja fuq l-ixkaffa ta 'dokumenti fl-organizzazzjoni tiegħek

Waqt l-operazzjonijiet tan-negozju tagħha, il-kumpannija jew il-kumpannija takkwista l-arkivju sħiħ ta 'titoli, importanti u mhux. Dawn id-dokumenti ta 'negozju bħal korrispondenza ma' msieħba jew approvazzjoni ta 'kwistjonijiet minuri għall-impjegati, kumpanji, jew tislijiet btala mhumiex ta' importanza speċjali.

Dawk relatati mal-pagi, ħlasijiet lill-fondi, federali jew lokali, ordnijiet u struzzjonijiet dwar l-ħatriet u sensji, jappartjenu għall-kategorija ta 'dawk li huma meħtieġa li jkollhom ħajja utili ta' dokumenti fl-organizzazzjoni. dawn it-termini huma definiti mil-liġi u l-ordnijiet interni tal-Ministeru tal-Finanzi. F'dan il-każ, struzzjoni № 105 ta '1983/07/29.

Kif il-kont tal-wasla u l-ħażna ta 'materjali, il-moviment tagħhom, lista ta' xogħlijiet fuq verifika tal-inventarju rifless fuq il-kontijiet, perjodi ta 'ħażna tad-dokumenti fl-organizzazzjoni? L-azzjonijiet kollha għandhom ikunu awtorita wieħed: ir-rimi tar-ras, li huwa bbażat fuq amministrazzjoni tad-dokumenti legali.

Hawnhekk huwa diffiċli li jivvintaw xi ħaġa, u mhuwiex neċessarju, peress hemm liġi li inti tixtieq li twettaq. prinċipju tar-responsabbiltà huwa sempliċi: li ffirma l-ordni, huwa responsabbli għall-eżekuzzjoni tagħha.

Ħażna, arkivjar u kundizzjonijiet

dokumentazzjoni kollha responsabbli għandha tiġi ppreżentata skond it-termini ta 'ħolqien tiegħu. Matul it-trimestru, jew is-sena, skond in-numru u l-volum. Kumpannija żgħira huwa kapaċi li keffa diversi arkivji għas-sena, filwaqt li l- "oħxon" tal-kumpanija huwa diffiċli li tqiegħed id-dokumenti fil-kwart għal kabinett wieħed.

Arkivju maħluqa direttament fl-organizzazzjoni, u l-ħolqien tagħha, kif ukoll perjodi ta 'ħażna ta' dokumenti organizzazzjoni għandha tkun appoġġjata mill-ordni tal-kap tal-kondizzjonijiet u l-mod tal-ħolqien tagħha. Din id-dispożizzjoni hija mfassla mill-maniġment, u ssir il-bażi għaż-żamma-arkivji. Il-pożizzjoni hija koordinata mar-regoli tax-xogħol Rosarkhiv u jekk inti ma jsegwux minnhom fuq l-għadd, għandha tikkonforma mal-prinċipju bażiku ta 'oġġetti tagħhom.

Il-parametri ewlenin ta 'referenza, it-trasferiment, l-iskeda tax-xogħol arkivju u kondizzjonijiet oħra importanti għandhom jiġu sodisfatti. Responsabilità għal dan tinsab fuq ir-ras. Huwa ċar għaliex huwa meħtieġ biex jikkonformaw mar-regoli żamma ta 'rekords u biex tipprevjeni telf jew ħsara tagħhom. Fil-każ ta 'verifiki, kwistjonijiet kontroversjali bejn l-organizzazzjoni u t-taxxa u awtoritajiet oħra, fil-każ ta' trattament tal-ħaddiema għall -istqarrija qligħ se jeħtieġu li jirreferu għad-dokumenti mill-arkivju.

Jekk le l-organizzazzjoni nnifisha, l-arkivju jista 'jagħtu dan it-tip ta' dokumenti u ċertifikati, sabiex jiġi evitat punti unclarified. Meta josservaw it-termini tal-ħażna ta 'dokumenti fl-organizzazzjoni, allura l-persuna tista' faċilment tapplika għal ċertifikat, irtirar.

Il-ħajja utili ta ' dokumenti fl-organizzazzjoni tiegħek

Hemm kunċett tad-dokument responsabbiltà stretta. Dawn huma bażikament id-dokumenti dwar ir-rendikonti finanzjarji u l-formazzjoni ta 'l-bażi tat-taxxa. Dawn id-dokumenti huma ppreżentati fuq bażi obbligatorja. Il-ħajja fuq l-ixkaffa tad-dokumenti fl-intrapriża, kif ukoll fl-organizzazzjoni (kumpanija), irregolata mill-istess.

Il-ħażna terminu speċifiku direttament tordna jew dokument ieħor speċifikat fil-lista tad-dokumenti standard (tmexxija), li wkoll għandha ċertu shelf life minnhom. Hemm numru ta 'atti u ordnijiet normattivi, li tirrifletti perijodu ta' ħażna tad-dokumenti tan-negozju. Jindikaw perjodu ta 'żamma speċifiku għal kull dokument fl-artikolu wieħed ma jkunx possibbli. Iżda int tista 'tiftaħ il-lista u jieħdu l-informazzjoni kollha meħtieġa kif mitlub. Nistgħu ngħidu biss li l-perjodu minimu ta 'ritenzjoni dokument - 5 snin, u l-massimu - 70.

Il-ħajja fuq l-ixkaffa tad-dokumenti fil-arkivju

Meta organizzazzjoni, kumpanija jew negozju itemm l-attivitajiet tiegħu, u mbagħad jieqaf tagħha, id-dokument kollu huwa suġġett għal għażla. dokumenti żejda jista 'jkollhom xi destin, fid-diskrezzjoni ta' ġestjoni. Dokumenti li għandhom ħajja fuq l-ixkaffa ta '5 sa 70 snin, għandhom jintbagħtu lill-arkivju (kif huma maħżuna), jew jista' jidħol fil-ħażna lis-suċċessur legali. Id-dokumenti għandhom ikunu ppreżentati, numerati, żarmati dipartiment aċċessorju jew unitajiet strutturali, huma minsuġa skond l kronoloġija. Il-paġna titolu għandu jkun fih informazzjoni bil-lista u folders jissodisfaw ir-rekwiżiti bażiċi:

• Folji fil mhux aktar minn 250 biċċa tal-folder.
• Il-ħxuna tal-fowlder ma jkunx aktar minn 40mm.
• dokumenti Inventarju jinsabu fil-folder.

Meta jibagħtu dokumenti lill-arkivju huwa magħmul ftehim dwar it-trasferiment, u kkompilata wkoll inventarju tad-dokumenti kollha li waslu f'żewġ kopji, waħda minnhom tibqa fl-organizzazzjoni (fil-ċessjonarju) jew persuna li tkun interessata fil-preservazzjoni fiha. Iż-żewġ kopji għandu jkun fih informazzjoni dwar it-trasferiment ta 'dokumenti li l-arkivju, għandhom firma tal-persuna li aċċettat ir-dokumenti u l-istabbiliment ta' stampar.