Workflow fl-intrapriża. Dokument Programm ta 'Ġestjoni u żamma ta' rekords

awtomazzjoni Workflow hija miżura nvokati minn kważi l-intrapriżi moderna. Anki kumpaniji żgħar qed jaħdmu b'massa ta 'diversi dokumenti, fosthom ittri, baġits, fatturi, kuntratti u kull tip ta' rekwiżiti. Huwa għal din ir-raġuni li kważi kull organizzazzjoni moderna qed tipprova tuża din il-miżura bħala workflow, li hija pprovduta għad-detriment ta 'kompletezza u l-preservazzjoni tad-dejta, faċilità ta' sejba u ħażna ta 'informazzjoni varji, u jillimitaw l-ottimizzazzjoni taż-żmien meħtieġ għall-approvazzjoni tagħha.

Għaliex dan?

Prattikament kull impjegati tal-kumpanija jqattgħu ħafna ħin jippruvaw isibu l-informazzjoni dritt, u l-istatistika eloquently jgħid li dan jieħu madwar nofs il-ħin tax-xogħol. Kif jiġri wkoll li inti għandek jirrikreaw mill-ġdid minflok jużaw mill-ġdid kull dokument li jeżistu "x'imkien". Huwa standard hija sitwazzjoni fejn it-test oriġinali ta 'trattat huwa avukat fil-kompjuter, u ġurnal entrati fuq it-titoli li jakkumpanjaw l-eżekuzzjoni ta' kuntratti imwettqa fis-sistema tal-kontabilità, kontijiet u atti jinsabu fid-dipartiment finanzjarju f'forma stampata, u korrispondenza li tikkonċerna l-kondotta tat-trattat xogħol huwa l-impjegati kaxxi tal-posta elettronika. Din l- "dispersjoni" ta 'l-informazzjoni hija ħafna ħsara għas-sigurtà, l-integrità u l-konsistenza, f'sitwazzjonijiet bħal dawn hemm awtomazzjoni workflow attwali.

Permezz tal-introduzzjoni ta 'sistemi ta' informazzjoni speċjalizzata solvuta l-maġġoranza predominanti ta 'problemi. Per eżempju, xi wħud mill-sistema ta 'bbaġitjar jipprovdi l-kapaċità li tinħoloq sistema ta' baġits interkonnessi, segwit permezz tal-formazzjoni u l-ħażna ta 'verżjonijiet differenti ta' tali dokumenti, kif ukoll indikazzjoni tal-istatus tagħhom. Għalhekk il-problema tissolva parzjalment dokument tal-baġit mill-użu ta 'sistemi bħal dawn.

Imma ma ninsewx li l-qafas attwali baġitarja, kif ukoll kontabilità u ERP-sistema fil-maġġoranza kbira tal-każijiet jaħdmu b'informazzjoni strutturata, jiġifieri l-tip ta 'data li jistgħu jinħolqu u maħżuna fil-forma ta' tabella. Skond l-esperti l-aktar, l-ammont totali ta 'dejta ta' kull informazzjoni kummerċjali strutturat modern tipprovdi biss 20%, filwaqt li l-bqija jinkludu e-mails, dokumenti test, rapporti varji ta 'negozjati u laqgħat, stampi, eċċ Spiss, mingħajr twettiq ta 'studji informazzjoni mhux strutturata sempliċement ma jkunx possibbli li jsiru kontektsta evalwazzjoni, li hija diġà preżenti strutturat. Ħażna, il-ġbir u l-ipproċessar sussegwenti ta 'tali data hija pprovduta mill-użu ta' tali miżuri bħala l-fluss tax-xogħol, u sistemi kumpanija informazzjoni ġestjoni tal-kontenut.

X'inhu dan?

Bl-għajnuna tas-sistema elettronika ta 'ġestjoni dokument jipprovdi organizzazzjonijiet ta' xi interazzjoni bejn l-impjegati ta 'organizzazzjoni fuq il-bażi tad-dokumenti sottomessi. Għal darb'oħra 1C dokument jipprovdi għall-ħolqien ta 'dokumenti, il-possibbiltà li jiġu mċaqilqa dwar l-organizzazzjoni u żżomm kontroll fuq l-eżekuzzjoni ta' dokumenti u proċessi deskritti bl-użu minnhom. Għalhekk, id-dokument elettroniku jipprovdi n-numru kbir ta kumpanija ta 'vantaġġi, traduzzjoni ħidma tagħha fil-fatt huwa livell ġdid.

Kull dokument uniku f'din is-sistema elettronika hija kkaratterizzata minn sett sħiħ ta 'dettalji li jikkaratterizzaw unikament (spiss riferiti bħala tali settijiet ta' karti). Il-karta jista 'jkun fih varjetà ta' informazzjoni, inkluż it-tip ta 'dokument, id-data tal-formazzjoni u l-bidla, l-awtur, kif ukoll spazju għall-ħażna u ħafna aktar. Fis-sistema futura ġestjoni tad-dokumenti se tipprovdi ħażna u ġbied tad-dokumentazzjoni meħtieġa skont il-dettalji li ġew speċifikati fil-biljett.

opportunitajiet

ġestjoni dokument elettroniku jipprovdi organizzazzjonijiet mhux biss ħafna vantaġġi, iżda wkoll jiftaħ bosta possibilitajiet ġodda, li huwa importanti wkoll.

kontroll ċentralizzat

Indipendentement minn kemm hu kbir huwa dan jew dik is-sistema dokument intrapriża ta 'ġestjoni jippermetti bidla rapida fil-forma ta' dokumenti jiċċirkolaw fuqha. Pereżempju, biex jibdlu l-formola ta 'applikazzjoni għal kwalunkwe mill-ispejjeż taċ-ċentri responsabbiltà varji biss li tagħmel ċerti aġġustamenti għall-mudell biżżejjed li t-talba, li hija diġà maħżuna fis-sistema. Wara dan, l-impjegati li jimlew tali applikazzjoni mhux se jkunu jistgħu jużaw il-formoli skaduti dokumentazzjoni, peress li l-applikazzjoni hi mimlija u mibgħuta permezz tas-sistema.

Appoġġ ħajja dokumentazzjoni

Kull dokument li se jċedu u pproċessati fi kwalunkwe intrapriża, neċessarjament tmur permezz ta 'diversi stadji stabbiliti. Per eżempju, meta niġu għall-baġit korporattiva, huwa qabel xejn meħtieġ li tagħmel, u mbagħad japprovaw u jesegwixxi f'ħinijiet speċifikati. Wara dan, prestazzjoni attwali u ppjanat varji tal-baġit suġġetta għall-analiżi bir-reqqa u mibgħuta lill-arkivju. Fil 1C dokument jipprovdi kontroll strett fuq il-ħajja ta 'dokumenti, b'kont meħud tal-ħtiġiet bażiċi ta' l-ambjent korporattiv, kif ukoll ir-regoli legali differenti u l-istandards industrija tan-negozju tal-kumpanija.

f'tim

Elettronika sistema ta 'ġestjoni dokument jipprovdi ħafna iktar minn sempliċi organizzazzjoni tax-xogħol kollettivi fuq dokumenti, u fl-attendenza se jkun esperti li huma fl-uffiċċji differenti jew saħansitra fi bliet differenti.

Is-sistema ħwienet numru kbir biżżejjed ta 'verżjonijiet tal-istess dokument, minbarra dirett u l-bidla, jistgħu jannota d-data, jiġifieri, żid magħhom xi kummenti u jinnota, mingħajr ma jaffettwa l-informazzjoni bażika, li huwa għandu jagħti.

kunfidenzjalità

fattur mhux importanti ta 'sistemi bħal dawn huwa li fl-istess dokument 1C tista' tabbona permezz ta 'firma diġitali speċjali segwit minn kriptaġġ ta. Dan jagħmilha possibbli mhux biss li jikkonfermaw l-awtentiċità ta 'kwalunkwe informazzjoni, iżda wkoll unikament indentifikati mal-awtur, kif ukoll biex tinkiseb is-sigurtà aktar effettivi għall-ħażna tad-data varji, jekk ikun meħtieġ.

rotta

Jekk is-sistema ta 'ġestjoni dokument elettroniku ma tkunx disponibbli, allura f'dak il-każ l-impjegat li jipparteċipa fil-ħolqien ta' ċerti titoli, għandu neċessarjament jifhmu li huwa l-aħjar li jittrasferixxu dawn it-titoli. ġestjoni dokument elettroniku fl-intrapriża li awtomatikament trasferiment ta 'data persuna t-tajba.

Minnu nnifsu, il-routing huwa b'xejn u riġida. Ħielsa jipprovdi opportunità biex jiddokumentaw il-direzzjoni ta 'assolut kull riċevituri kif xieraq, filwaqt li l-riġida jipprovdi r-regolament aktar preċiż, iżda f'każijiet speċjali l-azzjoni ta' pre-installat fid-dokumentazzjoni tas-sistema ta 'regolamenti tat-traffiku jista' jkun nieqaf ftit (per eżempju, jekk għandek bżonn biex tibgħat l-abbozz tad-dokument għal reviżjoni xi esperti esterni).

kontroll ta 'aċċess

Hemm diversi għażliet ta 'kif issir distinzjoni bejn is-setgħat differenti tal-impjegati tal-kumpanija f'termini ta' ġestjoni dokumentazzjoni. Għalhekk, workflow avvanzati jippermetti lil persuna li tagħti kontroll sħiħ fuq id-dejta tillimita l-abbiltà li jeditjaw jew jippermettu biss ħsieb anki jew jannota xi fajls. Dan jissimplifika bil-kbir il-ħidma ma 'data differenti, u li huwa importanti - isir ferm aktar sigur.

integrazzjoni

Biex tiġi żgurata l-integrità massima tad-data, li huwa mfassal f'kumpanija partikolari, il-ġestjoni elettronika dokument fl-intrapriża tipprovdi għall-integrazzjoni tas-sistema installata ma 'oħrajn - finanzjarji, industrijali, analitiċi, eċċ Permezz ta 'din l-integrazzjoni karatteristiċi tas-sistema fluss tax-xogħol moderna spiss biżżejjed użu li sar bħala tip ta' kollegament bejn il-multipli tipi ta 'softwer.

Dokumenti tas-sistemi kollha, hija loġikament relatata ma 'dik l-informazzjoni, il-kuntest imsejħa. Dan jista 'jinkludi l-kontenut ta' dokument jew e-mails, faxes, dokumenti ta 'ħlas, rekords tal-attivitajiet, vidjo jew reġistrazzjonijiet awdjo, u anke ħafna ta' informazzjoni oħra. -Kuntest tad-dokument jista 'jiġi miżjud manwalment jew kompletament awtomatizzat il-proċess, jiddependi fuq il-preferenzi u l-ħtiġijiet tal-ġestjoni.

Per eżempju, is-sistema moderna ta 'awtomazzjoni ta' l-fluss tax-xogħol fil-proċess tal-formazzjoni u l-bidliet sussegwenti fil-baġits jistgħu jintużaw numru ta 'informazzjoni kuntestwali oħra:

• kull tip ta 'riċerka tas-suq, inklużi mhux biss tagħha stess iżda wkoll dawk li kienu miksuba minn sorsi esterni;
• diversi ftehimiet ma 'kontropartijiet (xerrejja jew bejjiegħa);
• dokumenti legali u ta 'referenza speċjali;
• dokumentazzjoni addizzjonali, li jirrifletti minnha nfisha kull limitazzjonijiet jew suppożizzjonijiet (bħala eżempju, ir-rata ta 'inflazzjoni, rati tal-kambju u data oħra);
• minuti tal-laqgħat, saru biex jiddiskutu kwalunkwe verżjoni hija l-baġit, u jinkludu kull xorta ta 'kummenti ħaddiema u osservazzjonijiet tal-parteċipanti fil-proċess (spiss tali dokumentazzjoni tintbagħat fost l-impjegati kollha permezz ta' e-mail u maħżun separatament minn fajls ta 'informazzjoni baġitarji).

A utent li qed taħdem ma 'baġit, f'kull żmien, jekk meħtieġ, jista' jara kwalunkwe mid-dokumenti msemmija hawn fuq, bħala teknoloġija workflow moderna jippermettilu li jagħmel dan mingħajr kwalunkwe tiftix twil.

Liema sistemi huma użati magħna?

Waħda mis-soluzzjonijiet ta 'softwer aktar popolari li jistgħu jinstabu fil-kumpaniji Russi jistgħu jiġu msejħa taħlita ta' utilitajiet Microsoft Outlook mal-Microsoft Exchange Server. L-ewwel applikazzjoni, fil-prinċipju, stabbilit fuq kważi kull kompjuter, billi l-Exchange Server huwa normalment mittieħed għall-użu bħala server tal-posta elettronika full-sħiħ. Minkejja l-fatt li l-kumpaniji li diġà xi żmien ilu kienet l-introduzzjoni ta 'dokument elettroniċi miżmuma, programmi bħal dawn huma użati biss bħala pjattaforma għall-e-mail, wara xi settings ċentralizzati anke dan is-software jistgħu jintużaw bħala workflow awtomazzjoni pjuttost funzjonali għal kważi l-organizzazzjonijiet kollha .

Fil-mument, is-suq Russu huwa mimli ma 'għexieren ta' sistemi differenti, permezz ta 'liema dokument awtomazzjoni ġestjoni, u simili ta' software joffri mhux biss tal-Punent, iżda wkoll l-iżviluppaturi domestiċi. Anke Microsoft, minbarra l-programmi msemmija hawn fuq, toffri utilitajiet anke bħal Server Content Management jew SharePoint Portal Server.

L-aktar qawwija fost is-sistemi kollha eżistenti huwa meqjus li jkun Documentum, iżda l-kumpaniji prinċipalment kbar jużaw dan il-proċess awtomazzjoni. Workflow ta 'xi kumpaniji għad-detriment ta' softwer awtomatizzati Noti Lotus pakkett, iżda ħafna sejħa hija tip ta ' "disinjatur għall-programmaturi", kif stabbilita fuq il-bażi ta' sistema kompluta tagħha huwa pjuttost diffiċli.

X'inhi d-differenza bejn is-sistemi Russi u tal-Punent?

Jekk nitkellmu dwar id-differenzi ewlenin bejn l-utilitajiet domestiċi u barranin, huma disponibbli fil skalar kapaċitajiet. Per eżempju, jekk is-sistema ta 'żviluppaturi tal-Punent jistgħu joperaw fi kważi-sistemi operattivi, huwa kien l-aktar domestiku żviluppati biss għal kwalunkwe wieħed minnhom, u naturalment, li ħafna drabi huwa Windows. Sistemi tal-Punent huma kkonfigurat biex jużaw xi DBMS. Tali restrizzjonijiet sistemi Russu jista 'jfixkel severament l-possibbiltà ta' bini cross-pjattaforma, soluzzjonijiet integrati.

Rigward funzjonalità, id-differenza ewlenija tinsab fil-fatt li fil-awtomazzjoni dokumentoproizvodstva Punent u fluss tax-xogħol implimentat diversi programmi li jistgħu jinħarġu taħt marka waħda, iżda l-mira għal varjetà ta 'skopijiet. Per eżempju, il-Documentum toffri numru ta 'prodotti individwali, li huma wżati għall-awtomazzjoni sħiħa u integrazzjoni ma ERP-sistema, jappoġġa t-tfassil u l-inġinerija ġestjoni tad-dokumenti, eċċ Il-maġġoranza predominanti ta 'softwer żviluppat fir-Russja, bil-għan li jsolvu problema partikolari.

Wkoll min jinnota hija li d-differenza prinċipali tinsab fl-approċċ taż-żewġ partijiet għal dak li huwa sistema awtomazzjoni workflow. Sistemi tal-Punent huma maħsuba biex jipprovdu awtomazzjoni kompleta u s-segwitu ta 'appoġġ permezz ta' varjetà ta 'proċessi tan-negozju fl-organizzazzjoni, filwaqt li l-maġġoranza kbira tal-programmi domestiċi biex awtomat ċerti funzjonijiet biss.

L-ispiża ta 'sistemi tal-punent ta' madwar tvarja minn $ 400 sa $ 1,000 għal kull biċċa xogħol, mingħajr ma jingħadd l-ispiża tal-implimentazzjoni, ħardwer u softwer meħtieġ biex jiġi żgurat dokument elettroniku normali. Spiss awto-introduzzjoni ispejjeż madwar nofs l-ispiża tas-soltu tal-liċenzji, bħala l-aktar tal-programm għall-awtomazzjoni tal-fluss tax-xogħol implimentat ma 'varjetà ta' azzjonijiet, iżda f'ċerti sitwazzjonijiet il-prezz ta 'ordni ta' akbar kobor. Wieħed mill-aktar diffiċli hija dejjem l-proġett ta 'awtomazzjoni tad-dokumentazzjoni finanzjarja dwar l-implimentazzjoni ta' tali proġetti jqum madwar 2-3 darbiet ogħla mill-ispiża tal-liċenzji.

softwer domestiku mibjugħa għal $ 200-600 għal kull sedil, u b'żieda ma 'dik jittieħdu in kunsiderazzjoni l-ispiża ta' programmi addizzjonali u tagħmir varji. Fl-aħħar, il-kalkolu tal-valur komparattiv titwettaq fil ħafna bl-istess mod bħal fil-sistemi tal-Punent.

karatteristiċi

Fil-maġġoranza assoluta tal-każijiet bħala direzzjoni prijorità ta 'awtomazzjoni huma l-proċessi relatati mal-armonizzazzjoni ta' dokumenti, per eżempju, il-proċess ta 'preparazzjoni inizjali u l-implimentazzjoni ulterjuri tal-baġits. Madankollu, ħafna timijiet issa qegħdin jużaw awtomazzjoni fl-uffiċċju u fluss tax-xogħol, jiġifieri, mal-proċeduri ta 'reġistrazzjoni ta' dokumenti ħerġin u deħlin.

Introduzzjoni għas-sistema elettronika mhijiex fundamentalment differenti mill-introduzzjoni ta 'kwalunkwe sistemi oħra awtomatizzati, u għalhekk huwa li nitkellem fuq il-karatteristiċi distintivi ta' dan il-proġett.

Ħolqien ta 'ħażna intrapriża ta' klassi

Introduzzjoni dokument awtomazzjoni fi kwalunkwe każ, jipprovdi għal ċerti repożitorju korporattiva li fih taħżen dokumentazzjoni kollha. L-istruttura loġika tal-ħażna, l-iżvilupp u l-implimentazzjoni ulterjuri tal-politiki tas-sigurtà, kif ukoll ġerarkija ħażna dokument teħtieġ preċiżjoni massima u li għandhom jitwettqu fi stadju bikri tal-proġett.

Wieħed għandu jżomm f'moħħu li l-funzjoni tal-ħażna jistgħu jiġu skjerati fil-bidu tad-disinn, hekk fi stadju bikri jista 'jsir biex jimxu-dokumenti kollha mill-lokalitajiet tal-ħażna attwali fis-repożitorju korporattiva waħda. Bħala riżultat, l-utenti jistgħu jiffamiljarizzaw ruħhom ma 'kwalunkwe mill-funzjonijiet ewlenin tas-sistema, u simultanjament kaptan u l-applikazzjoni tagħha. Taċċellera l-adattament tal-ħaddiema għall jimplimentaw sistemi jista 'jkun permezz tal-użu ta' funzjonijiet ta 'servizz bħal allerti dwar bidliet fil-dokumentazzjoni, l-apparenza ta' dokumenti ġodda, eċċ

Għalhekk, workflow meħtieġa għal kwalunkwe kumpanija moderna li tfittex li tiżviluppa u ttejjeb l-operazzjonijiet tagħha.