Id-dokumenti tal-persunal, it-tipi tagħhom. X'inhuma l-ordnijiet fuq il-persunal?

Irrispettivament mill-tip ta 'attività, kwalunkwe organizzazzjoni li taħdem ma' nies. reġistrazzjoni legali ta 'ħaddiema hija meħtieġa fl-istadji kollha tar-relazzjoni tax-xogħol. L-istruttura ta 'dokumenti tal-persunal maħluqa f'dawn il-każijiet jinkludi bosta tipi differenti ta' regolamenti titoli u d-data personali.

Min iħaddem huwa obbligat mhux biss li tinżamm kif suppost dokumenti għall-persunal tal-kontabilità, iżda wkoll li jorganizzaw ħażna tagħhom u l-arkivjar, u, fejn meħtieġ, il-qerda. Dawn l-azzjonijiet għandhom jikkonformaw man-normi tal-leġiżlazzjoni.

X'inhuma l-ingredjenti ta 'dokumenti tal-persunal

istadji kollha tal-moviment tal-ħaddiema għandhom ikunu riflessi fit-titoli rilevanti. L-istruttura ta 'dokumenti fuq il-persunal, li jirriflettu l-moviment tal-persunal, jinkludi dan li ġej:

• dokumenti relatati mal-tfittxija u r-reklutaġġ;
• dokumenti li jirriflettu l-attivitajiet attwali ta 'impjegati;
• regolamenti li jirregolaw il-proċess tax-xogħol u relazzjonijiet umani;
• ordnijiet varji fuq l-istaff, kif ippubblikati b'mod ġenerali, u standardizzati;
• dokumenti li jinkludu informazzjoni personali dwar l-impjegati;
• dokumenti arkivjali fuq il-persunal;
• dokumenti tal-kontabilità personali u profili;
• oħra tipi ta 'dokumenti fuq il-persunal.

Regoli tar-reġistrazzjoni tad-dokumenti fuq il-persunal

Il-persunal tal-persunal u n-negozji servizzi segretarjali bżonn li wieħed jiftakar li disinn dokumenti personali skont ir-rekwiżiti tal-liġi. Ir-regoli preskritti fir-regolamenti ta 'l-intrapriża, ma għandhiex tikkontradixxi l-istruzzjonijiet tas-superjuri.

-eżekuzzjoni xierqa ta 'dokumenti tal-persunal tal-kumpanija indikat fl-istruzzjonijiet rilevanti. Fiha, bl-eżempji u referenzi għandu jinkludi l-sfumaturi ta 'l-iffissar fuq xogħol tal-karta mal-persunal. Dan ir-regolament huwa maħruġ u approvat mill-tmexxija tal-organizzazzjoni u huwa ta 'perjodu mhux limitat.

dokumenti individwali jistgħu jinħarġu kemm elettronikament u fuq il-karta. Jekk it-test huwa miktub bl-idejn, huwa meħtieġ li jissorveljaw l-eżattezza ta 'kalligrafija u ipprova ma jagħmlu tħassir. Kwalunkwe żball kkoreġut għandha tkun ikkonfermata pechtyu organizzazzjoni u ċċertifikat mill-firma tar-ras.

persunal Dokumenti Kontabilità huma spiss sigriet, għaliex fihom informazzjoni personali protett legalment. Biex taħdem f'numru strettament limitat ta 'professjonisti permessi lilhom.

Ordnijiet għall-persunal

Il-persunal dokumenti servizz huma żewġ tipi ta 'ordnijiet:

• ordnijiet kumpanija fuq l-attività prinċipali, iżda relatati max-xogħol ta 'impjegati;
• ordnijiet għall-kompożizzjoni personali tal-kumpanija.

Dawn huma differenti fil-mod ta 'reġistrazzjoni, proċeduri ta' approvazzjoni, iffirmar u l-pubblikazzjoni. Barra minn hekk, ma 'ordnijiet personali aktar probabbli li jaħdmu impjegati tad-dipartiment persunal. Hemm huma u maħżun separatament minn dokumenti oħra. Dawn l-ordnijiet huma parti mid-dokumenti tal-persunal tal-organizzazzjoni.

Ħafna mill-ordnijiet personali ta 'formola standardizzata. L-użabilità ta 'dawk il-forom jimplika unità tagħhom għall-ditta. Madankollu, l-użu obbligatorju ta 'formoli standardizzati preskritt biss aġenziji tal-gvern u organizzazzjonijiet tal-baġit. In-negozji ma 'kwalunkwe forma ta' proprjetà ma jistgħux jaderixxu ma 'dawn ir-regoli.

Fost l-aktar komunement li jiltaqgħu magħhom l-ordnijiet personali kif ġej:

• ordnijiet kiri u isparar:
• ordnijiet għall-moviment u t-trasferiment;
• ordnijiet ivvjaġġar;
• ordnijiet għal kull tip ta 'ferjat ;
• regolamenti dwar iċ-ċertifikazzjoni, l-edukazzjoni u t-taħriġ, u l-bqija. d.

Kull ordni fuq il-persunal jinġiebu għall-attenzjoni tal-ħaddiem relatat magħha. Jekk għal xi raġuni l-impjegat ma jiffirmax id-dokument, allura huwa mfassal.

ordnijiet personali kollha għandhom jgħaddu minn reġistrazzjoni obbligatorja f'reġistru speċjali. F'dan il-każ, huma assenjati numru, li turi li dawn jitqiegħdu fuq il-kont, u l-implimentazzjoni tagħhom hija ssorveljata. kopja tad-digriet neċessarjament ippreżentata kwistjoni privata, id-dokument oriġinali huwa maħżun separatament għal sena, imbagħad jew mibgħuta lill-arkivji jew meqruda.

dokumenti persunal tal-kumpanija

F'kull organizzazzjoni, skond il-forma ta 'proprjetà u l-karatteristiċi oħra, se joħloq varjetà ta' dokumenti fuq il-persunal tal-intrapriża. Il-lista għandha tkun miġjuba mill-istruzzjonijiet amministrazzjoni RGħ.

Ħafna drabi huwa:

• persunal;
• il-lista tal-pożizzjonijiet;
• xogħol kotba u forom vojta ta rekord ta 'impjieg;
• kopji ta 'dokumenti personali ta' impjegati;
• dokumenti tal-kontabilità personali u rekords persunal;
• uffiċjali u ħaddiema manwali oħrajn u kuntratti tax-xogħol;
• ordnijiet jew struzzjonijiet relatati mal-impjegati tal-kumpanija fuq l-attivitajiet ewlenin;
• dokumenti fuq il-Kummissjoni Ċertifikazzjoni;
• direzzjonijiet u dokumenti oħra dwar it-taħriġ u l-iżvilupp professjonali;
• dokumenti fuq il-vaganzi, vjaġġi tan-negozju u t-trasferimenti;
• ordnijiet jew struzzjonijiet varji mill-persunal;
• noti, dikjarazzjonijiet u memoranda uffiċjali mill-persunal, eċċ. d.

Kull kumpanija indipendenti jiddetermina t-tipi mixtieqa ta 'dokumenti fuq il-persunal u l-mod li joħolqu u jaħżnu.

Nagħmlu personali negozju

L-informazzjoni l-aktar importanti u sħiħa dwar l-impjegat daħal fis f'kuntest privat. Id-dokumenti u l-karatteristiċi ta 'akkwist tagħhom huma ddeterminati minn kull organizzazzjoni indipendenti u kun żgur li jirreġistraw fid-dokument normattiv. Tista 'sew l-ishma fid kemm quddiem u f'ordni riversa, jew biex jiffurmaw gruppi.

fajls personali jistgħu jitwettqu kemm fuq il-maġġoranza tan-nies fl-organizzazzjoni, u esklussivament fuq l-irjus u speċjalisti ewlenin. Fil-prattika, madankollu, organizzazzjonijiet l-aktar jippreferu li jkollhom sett ta 'dokumenti u informazzjoni oħra dwar kwalunkwe impjegat, irrispettivament mill-pożizzjoni tiegħu u l-istatus.

Kategoriji ta 'dokumenti u kopji li għandhom jiġu maħżuna fil-fajl personali tal-impjegat:

• profil jew lista personali iservu biex tikkonsolida l-informazzjoni bażika bijografika;
• kopji ta 'dokumenti ta' identità u edukazzjoni appoġġ u kwalifika, - passaport, diploma, ċertifikati u liċenzji;
• Kopja tar-rekord impjieg;
• applikazzjoni għall-ammissjoni, it-trasferiment, u oħrajn;
• kopji ta 'ordnijiet kollha għall-impjegat;
• kopja tal-kuntratt ta 'impjieg;
• dokumenti personali oħra.

Għal kull impjegat jibdew folder separat, li ressqet id-dokumenti msemmija hawn fuq u kopji tagħhom. fajls personali maħżuna separati minn dokumenti oħra tal-persunal. Huma fihom data personali, u għalhekk m'għandhomx ikunu aċċessibbli għal persuni mhux awtorizzati.

karta personali: kif tapplika?

Unifikata impjegat karta personali huwa obbligatorju għan-negozji kollha, irrispettivament mill-proprjetà. Huwa d-dokument bażiċi intiżi li jagħtu kont għall-impjegati tal-organizzazzjoni.

karta personali fih l-informazzjoni bażika dwar l-impjegat. Imla normalment bl-idejn, iżda huwa permess li tagħmel l-informazzjoni primarja bl-għajnuna tat-teknoloġija. Imwettaq karta personali l-ħin kollu ta 'l-impjegat fl-organizzazzjoni. Meta timla din it-taqsima huwa permess għall-istampar u pejst daħħal.

Meta timla l-karta personali jinnota l-kodiċi ta 'referenza. Dawn huma elenkati fuq il-lemin tat-tabella, l-informazzjoni li fih unifikata. L-informazzjoni f'dawn it-taqsimiet għandhom jikkonformaw mal klassifikaturi u dokumenti normattivi oħra.

karti personali ser tkun maħżuna kif suppost separatament minn dokumenti personali oħra b'mod sikur jew kabinett tal-metall mal-lock. Dan id-dokument fih data personali u suġġetti għall-kontabilità stretti. Meta tiċħad impjegat dħul xieraq, u karta personali maħruġa dwar il-ħażna arkivji.

Xogħol ktieb: ipproċessar u l-ħażna

Xogħol ktieb - dokument li jiċċertifika l-esperjenza ta 'xogħol, it-tul tas-servizz u l-pożizzjoni tal-impjegat. manutenzjoni tiegħu hija għandha għal kulħadd. Din titqiegħed fil-bidu tal-ħidma u wara takkumpanja l-persuna sakemm l-irtirar.

L-obbligu li jixtru formoli vojta u kotba inserzjonijiet xogħol tinsab fuq il-kontijiet tal-organizzazzjoni. persunal tagħha jżommhom fid-dar fi impjegati sikuri u pendenti ta 'l-dipartiment tal-persunal fuq talba. Din l-entrata hija magħmula fil-ktieb rilevanti. L-amministrazzjoni mhuwiex rakkomandat għal forom ħaddiema u kotba tax-xogħol widna nodfa ta 'oriġini mhux magħrufa.

Maħruġ istorja tax-xogħol dejjem biss bl-idejn. Reġistrazzjonijiet magħmula bil-pinna ballpoint bil-linka blu. Jekk isseħħ żball, huwa meħtieġ li jiġu kkoreġuti u jikkonferma li l-firma tal-amministrazzjoni u l- siġill ta 'l-organizzazzjoni. Kollha ta 'informazzjoni tiegħek għandhom ikunu konformi mal-liġi u r-regolamenti.

reġistri ta 'impjiegi jinżammu separati minn dokumenti oħra sikur. Huwa pprojbit li jagħtu l-impjegati tagħhom u l-partijiet terzi aktar. Jekk in-nies fl-organizzazzjoni tiegħek biex tirċievi informazzjoni dwar entrati f'dan id-dokument, jagħmel kopja tal-paġni kollha, allura dawn huma meħjuta, u kull paġna hija stampata. Meta tiċħad impjegat rekord xogħol kard mogħtija fl-istess jum.

ħażna operattiva ta 'dokumenti personali

Ħażna sewwa ta 'dokumenti fuq il-persunal - wieħed mill-dmirijiet ewlenin ta' uffiċjali riżorsi umani. L-informazzjoni li tinsab fihom, tappartjeni għall-kategorija ta 'personali u m'għandhiex tiġi żvelata. Barra minn hekk, maħżuna u pproċessati tali dokumenti għandhom iseħħu taħt kondizzjonijiet speċjali.

Qabel l-iffirmar kuntratt ta 'impjieg ma' impjegat prospettiv meħuda b'mod obbligatorju awtorizzazzjoni bil-miktub biex jipproċessa data personali. Kopja tad-dokument hija ppreżentata fin-negozju privat jew fil-folder separat.

Id-dokumenti kollha relatati mad-dejta personali għandha tinħażen separatament mill-ishma komuni. Aċċess għalihom huwa permess biss persunal imħarreġ dipartiment u l-ewwel kap ta 'l-organizzazzjoni. Partijiet terzi u organizzazzjonijiet li jiżvela dejta personali ta 'impjegati huwa assolutament ipprojbit. L-eċċezzjoni hija awtoritajiet ġudizzjarji u ta 'prosekuzzjoni, li jagħmlu talba formali dokumentata.

Għall-ħażna dokumenti personali huma separati firxa ta 'kwistjonijiet. Folders u kaxxi ta 'dokumenti f'kabinett msakkra. Huwa rakkomandabbli li jiġu iżolati lilhom minn xemx diretta u t-temperatura għolja. Għal għadd kbir ta 'dokumenti huwa rakkomandabbli li talloka kamra speċjali.

fajls personali, profili u karti personali huma maħżuna fil-operattiva sakemm l-organizzazzjoni qed taħdem ma 'impjegat partikolari. Wara isparar, dawn jintbagħtu lill-ħażna arkivji.

ordnijiet persunal huma maħżuna fi żmien sena wara l-pubblikazzjoni tagħhom. Uffiċjali u struzzjonijiet oħra termless sat-tneħħija tagħhom. Persunal, kif ukoll l-iskeda ta 'vaganzi huma ppubblikati annwalment u huma maħżuna fid-dipartiment tal-persunal jew il-kontabilità għal sena wara t-tlestija tal-azzjoni.

Arkivjar ta 'dokumenti tal-persunal

Wara l-iskadenza tal-persunal operattiv jaħżen id-data jintbagħtu lill-arkivju ta 'dokumenti fuq il-persunal. Dan jista 'jkun diviżjoni tal-organizzazzjoni jew parti terza, normalment l-istat, l-organizzazzjoni.

Il-lista ta 'dokumenti li jkunu arkivjar fit-tul, dan li ġej:

• fajls personali, profili u karti riżenji personali ta 'impjegati;
• kotba tax-xogħol u inserzjonijiet ma ssirx talba dwarhom;
• ordnijiet u struzzjonijiet fuq il-persunal bi shelf life skada;
• rivisti minħabba l-moviment ta 'dokumenti tal-persunal;
• persunal;
• iskedi vaganzi;
• dokumenti oħra li jeħtieġu ħażna meħtieġa bil-liġi jew mill-Kummissjoni.

Dokumenti fl-arkivji tad-Dipartiment tal-persunal jipprepara segretarju. ħażna fit-tul tal-każ u karti oħra possibbli fl-organizzazzjoni, u l-kuntratt f'istituzzjoni speċjalizzata.

Dokumenti għall-folder ħażna fit-tul mill-formola data, li jibdew mill-aktar kmieni. Huwa meħtieġ li jiġi mmonitorjat mill-qrib is-sigurtà fiżika tal-karta u, jekk meħtieġ, li jagħmlu u jiċċertifika kopja. Il-każijiet huma numerati u meħjuta folji, wara li huwa magħmul inventarju.

Folders ma 'dokumenti għandhom jitqiegħdu b'mod ordnat. Fil-kamra huwa meħtieġ li tinżamm it-temperatura ottima u umdità baxxa, u jevitaw esponiment għax-xemx diretta. Xtillieri għandhom ikunu mnaddfa regolarment mit-trab u d-dokumenti ipproċessar kamra minn annimali gerriema u insetti oħra.

Qerda ta 'dokumenti personali

Minkejja l-ħażna fit-tul, dokumenti persunal jistgħu jiġu meqruda. Qabel din il-proċedura huwa miżmum laqgħa tal-kummissjoni speċjali, li kollettivament jagħmlu deċiżjoni dwar il-futur ta 'dokumenti personali.

Qerda huwa dejjem se strettament skond il-lista, fil-preżenza tal-membri kollha tal-kummissjoni. Dan jista 'jiġi ħruq, qerda bit-tħin, ippressar u metodi oħra.

Il-kompożizzjoni ta 'dokumenti personali huwa multidimensjonali u diversa. Impjegati ta 'servizzi HR u l-kumpaniji ta' ġestjoni għandhom ikunu jafu kif suppost tesegwixxi, jaħżnu u jeqirdu.