Dokument Klassifikazzjoni: kriterji bażiċi

Allura kien faċli li wieħed jifhem l-għadd kbir ta 'dokumenti, żviluppati regoli speċjali għall-preparazzjoni u l-preżentazzjoni, klassifikazzjonijiet differenti, kif ukoll il-forom u l-metodi ta' xogħol magħhom xierqa.

Għandu jiġi nnutat li l-klassifikazzjoni tad-dokumenti huwa estremament importanti minħabba li jgħin biex jenfasizzaw karatteristiċi speċifiċi tagħhom u jagħmilha possibbli li jużawhom aktar mod effettiv. Huwa wieħed mill-eqdem u sa l-aħħar ta 'kwistjonijiet pendenti, l-iżvilupp tagħhom beda biss fl-aħħar tal-1960. Ħafna mill-approċċ imqassam dokumentazzjoni fi gruppi separati applika qabel biss għall-fatturi speċifiċi fir-rigward tal-ambitu jew tax-xjenza separata. Biss reċentement klassifikazzjoni multidimensjonali tad-dokumenti ikun ġie stabbilit, li hija bbażata fuq il-komponenti tal-informazzjoni u materjali.

Id-dokumenti kollha jistgħu jinqasmu skond il-kriterji li ġejjin:

1. Iċ-ċirkostanzi tat-tħaddim tagħhom fl-ispazju u l-ħin. Iqisu r-regolarità tal-pubblikazzjoni (perjodiku u mhux perjodiċi), il-ħin tal-okkorrenza (l-oriġinali, oriġinali, kopja, duplikat), il-post tal-manifattura (reġjonali, nazzjonali u barranin);

2. komponent Informazzjoni.

• tagħti attenzjoni lill-kontenut u l-livell ta 'aggregazzjoni ta' informazzjoni (dokumentazzjoni primarja u sekondarja);

• klassifikazzjoni tad-dokumenti tinkludi d-dimensjoni tal-informazzjoni rreġistrata fuq id-daqs (format), u n-numru ta 'paġni (totali);

• diviżjoni fuq kif l-informazzjoni hija pperċepita (-dokumenti tista 'tinqara minn bniedem jew jeħtieġu tagħmir tekniku speċjali);

• din il-klassifikazzjoni tad-dokumenti tinkludi wkoll karattru emblematika li permezz tagħhom it-tagħrif rekord (test u f'forma mhux test);

• data Metodu reġistrazzjoni skond ir jiddistingwu miktuba bl-idejn, stampat, mekkaniċi, manjetiċi, fotografiċi, ottiċi, laser, u dokumenti elettroniċi.

3. komponent Materjal li tinkludi ċerti kriterji (bħal materjal tal -trasportatur informazzjoni, kif ukoll il-forma tagħha u d-disinn).

Ta 'min jinnota li d-distribuzzjoni ta' dokumentazzjoni għall-gruppi individwali fil-kontenut u l-forma tippermetti aktar effiċjenti biex jorganizza x-xogħol magħha.

Ta 'min isemmi li hemm ukoll klassifikazzjoni korrispondenti ta' dokumenti tal-kontijiet sal-lum, li tqis il-kontenut tagħhom, il-post u l-proċedura ta 'tfassil, l-applikazzjoni, u metodu ta' użu.

Din il-klassifikazzjoni ta 'dokumenti tal-kontijiet jinkludu d-diviżjoni li ġejjin f'tipi:

• skond l-applikazzjoni - amministrattiv u eżekuttivi, li jammonta reġistrazzjoni jew magħquda;

• preparazzjoni ordni - primarja u sommarju;

• dokumenti interni u esterni;

• bl-użu - jintremew u l-ħażna;

• skond il-kontenut - monetarja, materjal u d-disinn.

Għandu jingħad li din il-klassifikazzjoni tinkludi numru ta 'kriterji u huwa estremament wiesa', sabiex kull dokument tirrigwarda gruppi differenti fl-istess ħin, iżda jistgħu jiġu kkaratterizzati minn partikolaritajiet u użati biss fil-qasam rilevanti.