Rekwiżiti għall-arkivjar. Regoli bażiċi tal-arkivji tal-organizzazzjonijiet

L-arkivju jista 'jeżisti bħala suddiviżjoni strutturali separata ta' organizzazzjoni jew ikun parti integrali mix-xogħol tal-uffiċċju. Jiddependi fuq il-volum tal-fluss tax-xogħol eżistenti.

Kif torganizzah

Il-ħolqien ta 'arkivju ta' kwalunkwe intrapriża jew organizzazzjoni jeħtieġ l-implimentazzjoni ta 'sett ta' attivitajiet speċifiċi:

1. Ikun neċessarju li tagħżel kamra ta 'ħażna xierqa għal dokumenti u tattrezzaha sewwa.
2. Għandha tingħata attenzjoni biex jinħolqu kundizzjonijiet bħal dawn li jikkorrispondu ma 'dawk normattivi.
3. Huwa meħtieġ li tkun mgħammra minn perspettiva teknika - biex tixtri u tinstalla t-tagħmir meħtieġ għall-arkivju.
4. Id-depożitarju għandu jorganizza proċedura għall-organizzazzjoni tal-arkivjar tad-dokumenti kollha meħtieġa.
5. Il-qafas regolatorju ta 'din l-unità għandu jiġi żviluppat u approvat.

L-implimentazzjoni ta 'dawn il-miżuri tiżgura l-preservazzjoni ta' dokumenti ta 'arkivju u l-manutenzjoni tagħhom fl-istat meħtieġ.

Min hu arkivist?

U liema huma r-rekwiżiti għal dawk l-impjegati li se jorganizzaw l-arkivji u aktar ħażna ta 'dokumenti? Jistgħu jiġu kkombinati l-pożizzjonijiet tal-kustodju tagħhom u, per eżempju, segretarju jew skrivan?

L-arkivist huwa speċjalista li l-kompiti tiegħu huma li jorganizzaw attivitajiet ta 'arkivjar. Għas-sikurezza tad-dokumenti fdati lilu, hu responsabbli bis-sħiħ. Ix-xogħol tiegħu huwa impossibbli mingħajr ma jgħaddu ċertu struzzjoni jew saħansitra (jekk meħtieġ) apprendistati fl-istituzzjoni ta 'l-Arkivji ta' l-Istat.

Il-funzjonijiet tiegħu jistgħu jiġu trasferiti lil impjegat ieħor, li huwa xogħol part-time. Bħala regola, id-dmirijiet tal-arkivist huma assenjati lil impjegat individwali fil-każ li l-volum ta 'dokumenti depożitati huwa kbir biżżejjed. F'organizzazzjonijiet kbar, it-tabella tal-persunal tipprovdi għal kariga separata għal dan il-għan. Fl-istess każ, struzzjoni uffiċjali normalment titfassal u tindika t-tipi ta 'xogħol fdati lill-arkivist, kif ukoll id-dmirijiet u d-dmirijiet tiegħu.

Il-ħaġa ewlenija hija l-ordni

Każijiet fl-arkivji tal-organizzazzjoni huma trasmessi skont skeda ddisinjata apposta. Il-kumpilazzjoni tagħha għandha tkun ikkoordinata mal-kapijiet ta 'kull waħda mill-unitajiet strutturali, li għandhom jittrasferixxu d-dokumenti, u jiġu approvati mill-arkivist. Peress li d-dokumenti ta 'ħidma fl-arkivju mhumiex maħżuna biss, iżda wkoll użati perjodikament, huwa meħtieġ li jiġu ddeterminati r-regoli għall-ħruġ tagħhom (jekk meħtieġ) skont l-applikazzjonijiet sottomessi mill-impjegati tal-organizzazzjoni, kif ukoll partijiet terzi.

Il-ħruġ ta 'dokumenti għandu jiġi nnotat f'ċerti kotba ta' reġistrazzjoni. Biex tipproċessa l-proċess, hemm rekwiżiti-ordnijiet, atti għat-trasferiment ta 'każijiet għall-proċedura ta' użu temporanju lil organizzazzjonijiet esterni (fost oħrajn, jistgħu jinkludu l-uffiċċju tal-prosekutur u l-qorti). Id-dokumenti jinħarġu sa xahar għall-impjegati tagħhom stess u sa tliet xhur għal rappreżentanti ta 'strutturi esterni.

Regoli bażiċi tal-arkivji tal-organizzazzjonijiet

L-arkivju jaħdem, kif ukoll kwalunkwe suddiviżjoni strutturali, fuq il-bażi ta 'Regolament speċjali approvat mill-maniġment. L-impjegati tiegħu jaderixxu mad-deskrizzjonijiet tax-xogħol tagħhom fix-xogħol tagħhom. Ir-Regolamenti adottati fl-intrapriża jistabbilixxu r-regoli bażiċi għall-operazzjoni ta 'arkivji ta' organizzazzjonijiet (status, funzjonalità, miżura ta 'drittijiet u responsabbiltajiet, u l-kompożizzjoni tad-dokumentazzjoni meħtieġa). Il-kompiti ewlenin tiegħu jinkludu:

1. Biex tlesti l-arkivju b'dokumenti li l-kompożizzjoni tagħhom hija elenkata f'sezzjoni separata ta 'dan ir-Regolament.
2. Żomm ir-rekords tal-materjali u tiżgura s-sikurezza tagħhom.
3. Tiżviluppa apparat xjentifiku u ta 'referenza għad-dokumenti disponibbli.
4. Ħalliha twettaq il-proċedura għall-użu tal-materjal maħżun fl-arkivju.

Jekk l-organizzazzjoni jkollha dokumenti li jistgħu jirrelataw mal-Fond tal-Arkivju tal-Federazzjoni Russa, ippreparahom u jittrasferuhom għal ħażna permanenti fir-repożitorju tal-istat hija waħda mill-kompiti esterni ta 'din l-unità strutturali.

Funzjonali tiegħu

Il-funzjonijiet tal-arkivju jsegwu b'mod sistematiku mill-kompiti assenjati lilu. Dawk ewlenin huma dawn li ġejjin:

1. Żomm listi tas-sorsi tal-akkwist tiegħek stess, jiġifieri organizzazzjonijiet jew unitajiet strutturali.
2. Irċievi minnha f'forma ordnata dokumenti għall-ħażna.
3. Ikkonsidra l-materjali riċevuti u tiżgura s-sigurtà kompleta tagħhom.
4. Biex tinħoloq u tinżamm sistema ta 'għajnuna marbuta mad-dokumentazzjoni ta' l-arkivji.
5. Żomm il-karattru ta 'l-informazzjoni tal-maniġment u l-unitajiet strutturali kollha ta' l-organizzazzjoni tagħha.
6. Organizza l-ħruġ u l-użu ta 'dokumentazzjoni skond it-talbiet ta' individwi u partijiet terzi, biex tikkunsidra u tanalizza l-proċess ta 'dan l-użu.
7. Ipprepara dikjarazzjonijiet u tweġibiet uffiċjali għal talbiet ta 'ċittadini ta' natura soċjo-legali.
8. Twettaq attivitajiet biex tevalwa l-valur ta 'dokument, torganizza l-proċedura għat-trasferiment tagħhom għal ħażna permanenti fl-arkivju muniċipali jew statali (fil-każ meta din l-organizzazzjoni hija fost is-sorsi ta' akkwist tal-arkivji ta 'hawn fuq).
9. Biex tiċċekkja l-korrettezza tar-reġistrazzjoni u l-formazzjoni ta 'każijiet ta' arkivju fis-sorsi ta 'akkwist - kemm fl-unitajiet strutturali tagħha stess kif ukoll f'organizzazzjonijiet oħra.
10. Organizza x-xogħol fuq it-tmexxija tan-nomenklatura tan-negozju ta 'l-intrapriża.
11. Tipprovdi assistenza prattika u metodika biex taħdem id-dokumentazzjoni ma 'kull unità strutturali.
12. Tipparteċipa fil-proċess ta 'żvilupp ta' appoġġ għall-ġestjoni ta 'dokumenti u dokumenti ta' arkivjar.
13. Li tieħu sehem fl-attivitajiet imwettqa bil-għan li jtejbu l-ħiliet ta 'l-impjegati ta' l-arkivji u ta 'l-impjegati f'postijiet relatati mas-sostenn tad-dokumentazzjoni ta' l-amministrazzjoni.

Fejn tpoġġiha

Ejja nqisu issa, x'inhuma r-rekwiżiti għat-tqegħid ta 'arkivji. L-aktar ħaġa importanti li trid titqies hija li m'għandhiex titqiegħed f'xi strutturi li huma mħarbta, bini magħmul mill-injam, bini li jista 'jkun fih mhux biss postijiet bażiċi iżda wkoll attics ma' kantini, kif ukoll f'bini, Wara li jsaħħan stufi.

Jekk, b'mod ġenerali, l-istruttura hija adattata għall-ħażna ta 'dokumenti tal-karta, kamra iżolata hija neċessarjament riservata għall-arkivju.

Jekk l-organizzazzjoni tiegħek tippjana li toħloq l-arkivju tagħha stess fil-futur qarib, hawn taħt tista 'tkun familjari mal-lista ta' rekwiżiti li għandhom jitqiesu fil-proċess ta 'preparazzjoni. Allura, x'inhuma r-rekwiżiti bażiċi għall-arkivjar, li l-kompitu tagħhom hu li jżommu bir-reqqa u b'mod affidabbli d-dokumentazzjoni kollha meħtieġa?

Lista ta 'x'għandu jkun disponibbli

1. Arkivju.
2. Il-premessa maħsuba għar-riċeviment ta 'dokumenti, il-ħażna temporanja tagħhom, kif ukoll l-akklimatizzazzjoni.
3. Il-kamra fejn se jintużaw id-dokumenti.
4. Kamra ta 'ħidma (jew kamra) għall-impjegati.

Meta l-post ma jkunx biżżejjed ...

Fil-każ li ż-żona tal-arkivju ma tippermettix l-allokazzjoni ta 'diversi kmamar, spazju wieħed għandu jinqasam f'żoni separati minn diviżorji. Ir-rekwiżit prinċipali, li għandu jaderixxi b'mod strett f'dan il-każ - iżolat minn postijiet ta 'ħżin ta' dokumenti u jaħdem magħhom.

Bini separat jew bini mibni bħala maħżen tad-dokumenti, użat bħala arkivju, għandu jitneħħa minn oġġetti li huma perikolużi f'termini tal-possibbiltà ta 'nar. Eżempji ta 'dawn huma lottijiet ta' parkeġġ, stazzjonijiet tal-gass jew garaxxijiet. Fil-viċinanza immedjata tal-bini jew il-post tal-arkivju, m'għandux ikun hemm oġġetti li jservu bħala sorsi ta 'tniġġis tal-arja.

Idealment, l-arkivji għandhom dejjem ikunu jinsabu f'bini separat, iddisinjat biss għal dan il-bini, mibni b'konformità mar-regoli u r-regolamenti kollha meħtieġa. Iżda, sfortunatament, ir-realtà tiddetta l-kundizzjonijiet tagħha, u f'bosta organizzazzjonijiet, id-dokumenti huma maħżuna f'post diġà eżistenti, konvertit u adattat għal dawn l-iskopijiet.

X'inhuma r-regoli jgħidu

Tkun familjari mar-rekwiżiti regolatorji għall-bini u l-bini tal-arkivju. Dawn huma kif ġej:

1. Il-bini, fejn suppost ikollu faċilità ta 'ħażna fil-ġejjieni, għandu jiġi ttrattat bħala wieħed amministrattiv. Huwa strettament ipprojbit li jitqiegħed l-arkivju fejn jinsabu s-servizzi tal-catering, il-ħwienet tal-ikel, is-sustanzi mill-kategorija ta 'perikoluż u aggressiv tan-nar huma maħżuna, u jintużaw teknoloġiji kimiċi xierqa.
2. Mhux possibbli li titqiegħed f'kamra mhux imsaħħna u fejn ir-rekwiżiti sanitarji u iġjeniċi mhumiex osservati. L-inammissibbiltà tal-bini tal-arkivju mwiegħra diġà ġiet imsemmija hawn fuq.
3. Huwa speċjalment importanti li jkun hemm konformità mar-rekwiżiti tan-nar għat-tqegħid ta 'l-arkivju. Is-sikurezza tagħha għan-nirien possibbli hija waħda mill-aktar kundizzjonijiet bażiċi għal ħażna affidabbli ta 'dokumentazzjoni. F'Jannar 2009, il-Ministeru tal-Kultura tar-Russja, permezz tad-Digriet Nru 3 tiegħu, approva numru ta 'rekwiżiti regolatorji stabbiliti fir-Regoli speċjali dwar is-Sigurtà tan-Nirien għall-arkivji statali u muniċipali tal-Federazzjoni Russa. Meta taħżen dokument, dan ir-regolament għandu jiġi osservat b'mod strett.
4. Il-bini tal-bini għandu jiżgura li ma jistax jiġi mgħarraq. Il-kamra għandu jkollha ħruġ żejda. Fl-ebda każ ma huwa possibbli li wieħed jgħaddi minnu pajp prinċipali (ilma jew gass).

Huwa possibbli li l-arkivju jitqiegħed fil-kantina?

Huwa rakkomandabbli ħafna li ma jitqiegħedx il-ħażna ta 'l-arkivju fil-kamra tal-kantina, fl-art ta' fuq, jew biex l-ispazju tas-sodda jiġi mgħammar mill-ġdid bħala tali.

F'każ ta 'ħtieġa kbira, jista' jkun hemm eċċezzjonijiet għal din ir-regola. Huma jittieħdu meta l-kantina tkun niexfa u msaħħna tajjeb, mgħammra b'ventilazzjoni artifiċjali, li tkun kapaċi tipprovdi żewġ jew tliet darbiet il-bdil ta 'l-arja fi żmien siegħa. L-arkivju fuq l-art ta 'fuq jew fil-kamra tal-attic huwa possibbli biss jekk tiġi żgurata r-reġim xieraq ta' temperatura u umdità.

Importanti ħafna huma r-rekwiżiti għat-tqegħid tal-arkivju fir-rigward tat-tagħmir tal-wajers. Għandu jkun it-tip magħluq bi sokits tal-plakek ermetiku. Il-wajers ta 'tagħmir elettriku portabbli huma fornuti b'insulazzjoni tal-gomma. Ma tistax ikollok maħżen ta 'swiċċijiet ġenerali jew ta' l-art fil-bini.

Materjali li ma jitnaddfux u mhux korrużivi jintgħażlu bħala materjali tal-bini biex jintemm il-ħżin tal-arkivji. Is-sistema tat-tifi tan-nar għandha tkun mgħammra b'mezzi newtrali, sikuri għad-dokumenti. Mhuwiex permess li jintuża nirien fil-ħażna, li jixgħel l-apparat tas-sħana jew qiegħed oġġetti barranin.

Ejja ngħidu r-riżultati

Wara li l-qasam magħżul jinġieb f'konformità mar-rekwiżiti kollha ta 'hawn fuq għall-arkivjar, tittieħed deċiżjoni finali dwar jekk hix xierqa jew li ma tistax tintuża. Huwa possibbli li tittieħed dik id-deċiżjoni wara verifika mal-ispezzjoni sanitarja u epidemjoloġika u s-superviżjoni tan-nar tal-istat. L-arkivju jista 'jitqiegħed fejn huwa maħsub, biss wara l-proċedura biex jgħaddi eżami dettaljat.

L-iskop tiegħu huwa li jikkjarifika r-reżistenza għan-nar tal-kamra u jiddetermina l-grad xieraq, biex jivverifika l-istrutturi ewlenin għal durabilità, biex jivverifika s-saħħa tal-pavimenti bejn l-artijiet f'termini ta 'tagħbija potenzjali (tagħmir għall-arkivju u l-piż tad-dokumentazzjoni maħżuna).

Rappreżentanti tal-organizzazzjoni (normalment impjegati tal-arkivju futur) u impjegati tas-servizzi rilevanti kollha - kostruzzjoni, nar, sigurtà, eċċ., Jipparteċipaw fil-verifika. Ir-riżultati tal-eżami huma riflessi fir-rapport finali.