Amministrazzjoni tad-dokumenti - huwa ħolqa importanti fil-kariga

Taħt id-dokument li jifhmu r-regoli li permezz tagħhom ffirmati soluzzjonijiet bil-quddiem fi ħdan l-intrapriża jew istituzzjoni mill-mument li jaslu għall-ħażna arkivji. Il-bażi ta 'dan il-kunċett huwa li tipproduċi d-dokument, l-eżami tagħha tat-trasferiment ta' korpi eżekuttivi, li jwettqu l-arranġamenti għall-implimentazzjoni, ċertifikazzjoni, ir-reġistrazzjoni, jibagħtuhom għall-ħażna.

Dan il-proċess, li jieħu in kunsiderazzjoni moviment ta 'dokument istanza mal-veloċità tal-moviment f'dawn il-każi. Dokument tal-ġestjoni - proċess li għandu jiġi bbilanċjat ma 'l-attivitajiet ta' informazzjoni tal-apparat amministrattiv, id-dokumentazzjoni ta 'kull soluzzjonijiet individwali, ħażna dokumenti jkunu għadhom kif waslu.

Numru kbir ta 'nuqqasijiet fil-ġestjoni ta' ħafna mezzi konnessi biss mal-organizzazzjoni fqira tal-moviment ta 'dokumenti. Per eżempju, il--dokument proċess ċirkolazzjoni soluzzjonijiet ta 'ġestjoni għandhom jinkludu t-tliet komponenti meħtieġa:

• appoġġ informattivi li jieħdu d-deċiżjonijiet (dan jinkludi informazzjoni affidabbli li tikkonferma l-fondatezza tad-deċiżjoni);
• dokumentazzjoni ta 'soluzzjonijiet (dokument amministrattiv);
• kontroll fuq l-implimentazzjoni (li tinkludi l-organizzazzjoni tax-xogħlijiet previsti, metodi ta 'twettiq tal-kompitu, l-osservanza ta' termini u kundizzjonijiet).

Kif jidher mill-eżempju hawn fuq, id-dokument - li ġabra ta 'informazzjoni, ibbażati fuq liema deċiżjoni se jinħarġu status; preparazzjoni ta 'soluzzjonijiet, inklużi editjar, il-koordinazzjoni, il-preparazzjoni sa approvazzjoni. Kollha ta 'dawn il-passi jeħtieġ il-moviment ta' dokument, mhux biss bejn l-suddiviżjonijiet strutturali tal-intrapriża, iżda wkoll bejn artisti, li jvarjaw minn tekniċi, esperti, irfinar mal-mexxejja. Il-konklużjoni minn dan l-eżempju huwa li l-ogħla veloċità tal-moviment ta 'dokument, l-ogħla kwalità ta' eżekuzzjoni tagħha f'kull stadju, l-aħjar il-kumpanija ġestjoni tal-proċess kollu kemm hu.

It-terminu nnifsu deher fil-letteratura fis-snin 1920. Imbagħad kien maħsub li d-dokument - hija l-organizzazzjoni ta ' xogħol, bil-għan li l-organizzazzjoni razzjonali tal l-apparat statali kollha kemm hi, id-distribuzzjoni tar-responsabilitajiet fost id-diversi artisti u servizzi. Fl-1931, l-ewwel tentattiv biex jirregolaw l-uniformi kienet magħmula istitut tat-teknoloġija ta 'kontroll prinċipji ta' ġestjoni rekords. Ġew stabbiliti r-regoli li taħthom għandhom isiru l-akkoljenza u l-kunsinna ta 'dokumenti, regoli ta' infurzar, ir-regolament jiġi ffirmat. -Istadji li jmiss ta 'żvilupp tal-ekonomija miksuba leġiżlattiva regolament ħaġa bħal ġestjoni rekords, fejn l-enfasi kienet fuq l-operazzjonijiet tekniċi individwali. softwer workflow dawn l-atti leġiżlattivi ma kienx imsemmi, għalkemm fil-fatt niżlet biss fil-ħin għall-organizzazzjoni ta 'dokumenti ta' moviment. Mill-1974, kien iffirmat mid-dokument ewlieni li jirregola l-proċess kollu ta 'burokrazija, li topera sal-lum.

Dan l-att tissejjaħ "Unifikata Sistema Istat ta 'uffiċċju" (EGSD), punti li huma ddedikati għall-organizzazzjoni ta' moviment ta 'dokumenti, metodi teknoloġiċi ta' pproċessar u l-applikazzjoni tar-regoli. F'dan il-ġbir, huwa fformulat ir-regola bażika: ". Dokument - moviment rapidu ta 'l-istrument dwar il-mod l-aktar konċiż, jinkludu ħin minimu u xogħol" Huwa biss billi tipprattika adozzjoni tar-regoli, ghandek tistenna titjib fl-istandards ta 'għajxien tan-nies, it-tkabbir tal-ekonomija istat.

Biex jintlaħqu dawn l-għanijiet jeħtieġu intelliġenti, dixxiplinati, mexxejja responsabbli, li għalihom l-introduzzjoni ta 'fluss tax-xogħol ibbażati fuq EGSD, din hija kwistjoni ta' unur u kuxjenza.