Ħażna ta 'kuntratti fl-organizzazzjoni: qafas regolatorju, skadenzi

Iż-żamma tal-kuntratti hija assoċjata ma 'ċerti problemi. B'mod partikolari, f'xi każijiet huwa diffiċli ħafna li jiġi ddeterminat liema tip għandu jiġi assenjat dan id-dokument speċifiku, kemm biex jaħżnuh, taħt liema kundizzjonijiet, kif jeqridhom, eċċ. Dawn il-fatturi kollha huma rregolati bil-liġi, iżda minħabba l-fatt li l-istess kuntratt f'sitwazzjonijiet differenti jista 'jeħtieġ ħinijiet ta' ħażna differenti, spiss ikun hemm problemi ta 'kull tip, interpretazzjonijiet ambigwi, eċċ. Huwa meħtieġ li nifhmu dan kollu, għalkemm jista 'jkun diffiċli. Għandu jkun mifhum li fil-każ ta 'nuqqas ta' konformità mar-rekwiżiti tal-leġiżlazzjoni f'tali qasam bħall-ħażna ta 'kuntratti fl-arkivju, il-ġestjoni tar-reġistri tista' tkun mhux biss ineffiċjenti, iżda wkoll perikolużi mill-perspettiva ta 'piena jew multa possibbli.

Għaliex taħżen?

Il-kuntratti għandhom ikunu kontinwament disponibbli mhux biss fiż-żmien tal-azzjoni tagħhom, iżda wkoll wara dik. Forsi, se tintalab xi informazzjoni, li hija riflessa f'dawn id-dokumenti, ċerta dejta li l-ġestjoni teħtieġ u l-bqija. Ħafna sitwazzjonijiet kontroversjali, li s-soltu jikkonsistu fil-fatt li parti jew parti oħra toqgħod b'mod diżonest fit-twettiq tal-obbligi tagħhom, tista 'tiġi solvuta bl-għajnuna tal-kuntratt kemm barra mill-qorti kif ukoll uffiċjalment fil-qorti. Għandha titqies ukoll il-possibbiltà ta 'spezzjonijiet ta' ċerti perjodi, li se jitwettqu minn korpi ta 'kontroll statali. Jistgħu wkoll jitolbu dokumentazzjoni għal perjodu speċifiku, u jekk il-ħażna tal-kuntratti fl-organizzazzjoni, l-iskadenza għall-qerda tagħhom u funzjonijiet oħra simili ma jitwettqux b'mod korrett, jistgħu jiġu imposti multi sinifikanti ħafna. Naturalment, it-tmexxija tkun ħatja ta 'l-ewwel ħaġa, iżda wara li s-sitwazzjoni tkun stabbilizzata, il-boxxla tiftakar, li għall-ħtija tiegħu kellu problemi fuq l-istess livell. Jiġifieri, il-kuntratti u kull dokument ieħor għandhom jinżammu strettament stipulati. F'ħafna kumpaniji b'mod ġenerali, huma jippreferu jespandu l-arkivju b'mod regolari u ġeneralment ma jeqirdu xejn sabiex jevitaw problemi possibbli, milli joħolqu żball u mbagħad jagħżlu l-konsegwenzi.

Leġiżlazzjoni

Il- liġi tiddeskrivi b'mod ċar il-ħażna tal-kuntratti fl- organizzazzjoni , jekk ma nikkunsidrawx il-fatt li mhux dejjem huwa possibbli li jiġi evalwat sew dokument partikolari. B'mod ġenerali, m'hemm l-ebda liġi separata direttament għall-kuntratti, huma indikati fil-lista ġenerali ta 'dokumenti tipiċi ta' arkivju (jew dokumenti amministrattivi arkivjali) li huma ffurmati fil-proċess ta 'funzjonament, organizzazzjonijiet, istituzzjonijiet statali, korpi governattivi lokali u oħrajn. Iż-żewġ varjanti tal-listi, kemm b'dokumenti maniġerjali kif ukoll ordinarji, huma approvati bl-ordni tal-Ministeru tal-Kultura u l-Komunikazzjonijiet tal-Massa tal-Federazzjoni Russa. It-tip li jikkonċerna dokumenti ta 'ġestjoni huwa n-numru 558 datat il-25 ta' Awwissu, 2010, u t-tieni tip - Nru 1182 datat 31 ta 'Lulju, 2007. Huwa rrakkomandat ħafna li dawn id-dokumenti jiġu studjati, iżda l-aħjar huwa li tagħżel dawk id-dokumenti li jintużaw f'istituzzjoni partikolari u li tirreferi għal ċertu qasam ta 'responsabbiltà. Hemm wisq informazzjoni fil-listi biex niftakruha kollha, imma jekk tiddetermina liema dokumentazzjoni hija relatata ma 'dak u kemm tinħażen, x'aktarx li l-ħażna tal-kuntratti ssir ħafna aktar faċli u eħfef. F'ħafna każijiet, id-dokumenti kollha użati jaqgħu taħt 3-4 punti, fid-dettall għall-istudju li mhuwiex daqshekk diffiċli.

Tipi differenti

Żewġ sistemi prinċipali għad-diviżjoni tal-kuntratti jintużaw biex isalvawhom. Allura, is-sistema l-inqas komuni hija r-rabta mal- ħajja fuq l - ixkaffa. Alloka ħażna għal żmien qasir, fit-tul u permanenti. L-ewwel għażla timplika l-eżistenza ta 'kuntratt sa għaxar snin. It-tieni - iktar minn 10 snin. Permanenti ħafna drabi tintuża biss meta ma tistax tiddistruġġix dokument. Din is-sistema mhix konvenjenti ħafna. Il-ħżin tal-kuntratti fl-arkivju, li l-ħin tiegħu huwa determinat b'dan il-mod, ħafna drabi jwassal għal konfużjoni u żbalji, dak li fil-fatt jgħin biex il-proċess tal-ġestjoni tad-dokumenti jiġi korrett. Għalhekk, is-sistema l-aktar komuni hija r-rabta mat-tip ta 'kuntratt. Fil-biċċa l-kbira ta 'l-intrapriżi dawn iseħħu tliet verżjonijiet bażiċi: il-profil, l-ekonomija u x-xogħol. L-ewwel u t-tieni huma l-aktar simili, u ġeneralment jinżammu biss għal ħames snin. Għandu jinftiehem li l-profil ifisser il-kuntratti kollha u ġeneralment dokumenti li jirrelataw direttament mal-qasam ewlieni ta 'attività ta' din l-organizzazzjoni. It-tielet tip tax-xogħol ta 'kuntratti, f'ħafna każijiet huwa maħżun biss għal 5 snin, iżda f'ċertu sitwazzjoni, dan il-perjodu jista' jiżdied b'mod sinifikanti. Pereżempju, jekk ma jkunx hemm kont personali, allura dan il-kuntratt ta 'impjieg għandu jinżamm għal 75 sena, li mhuwiex konvenjenti ħafna. Fil-fatt, jekk ma tidħolx fil-problema b'mod partikulari, tista 'kundizzjonalment tillimita l-perjodu tal-ħażna għal 5 snin u m'għadhiex tiftakar il-problema. Iżda f'sitwazzjoni bħal din huwa probabbli ħafna li jistgħu jintilfu xi fatturi, li jistgħu jżidu l-perjodu li matulu l-ħażna ta 'kuntratti ta' dan il-format għandha ssir neċessarjament, u allura inti tista 'taqla' b'mod preċiż problemi multa jew oħrajn li kull persuna sensa tipprova tevita.

Trasferiment għall-arkivju

Il-proċedura għat-trasferiment ta 'kuntratti fl-arkivju, li t-termini tagħha diġà skadew, jistgħu jvarjaw skond l-intrapriża. F'xi każijiet, l-impjegati sempliċement iqiegħdu flimkien dokumenti u jpoġġuhom f'angolu skur, li huwa meqjus bħala arkivju. Iżda ma 'kumpanija oħra, il-proċess kollu jista' jiġi deskritt b'mod ċar fid-dokumentazzjoni normattiva, se jkun hemm persuna separata inkarigata mill-arkivju, jew saħansitra nomenklaturi speċjali, regoli biex tifforma l-preżentazzjoni, ġurnal ta ' abbord u l-bqija. Iż-żewġ għażliet jistgħu jkunu komdi, skond ħafna fatturi. Pereżempju, l-ewwel għażla hija adattata għal kumpanija żgħira b'fatturat modest. Mhux se jkun hemm tant dokumenti li dejjem jistgħu jinstabu mingħajr problemi fl-istess kantuniera skura. Iżda t-tieni sitwazzjoni indikata hija diġà adatta għal korporazzjonijiet serji, li għandhom għadd kbir ta 'impjegati u huma sempliċement obbligati b'xi mod li ma joqogħdux fiċ-ċirkolazzjoni tad-dokumenti. Ir-regola ġenerali, li tiddistingwi l-ħażna ta 'kuntratti fl-organizzazzjoni ta' kwalunkwe forma ta 'pussess, hija l-ħin tat-trasferiment għall-arkivju. Bħala regola, l-impjegati huma meħtieġa jibagħtu dokumenti mhux qabel ċertu perjodu, irrispettivament minn meta effettivament skadew. U ġeneralment dan l-arkivjar iseħħ fil-bidu tas-sena. Jiġifieri, anke jekk il-kuntratt spiċċa fi Frar, xorta jkollok tistenna s-sena d-dieħla biex tpoġġiha fil-ħażna.

Qerda

Kif diġà msemmi hawn fuq, huwa sempliċement impossibbli li jinqered il-kuntratt. L-ewwel trid tiżgura ruħek li verament marru fil-ħin id-dritt. Imbagħad biss tista 'teqred dan id-dokument. Iżda dawn l-azzjonijiet spiss jistgħu jkunu perikolużi minħabba l-konsegwenzi tagħhom, u huwa għalhekk li l-biċċa l-kbira tal-impjegati jippreferu jikkommettuhom biss u esklussivament bis-sanzjoni tal-ġestjoni. Jidher bħal dan: l-impjegat jiġbor kampjun mid-dokumentazzjoni kollha, li t-terminu tagħha diġà nħareġ jew wasal fi tmiemu. Il-ħażna tal-kuntratti fl-intrapriża għandha preferibbilment tiġi rranġata sabiex din il-proċedura ta 'teħid ta' kampjuni ma tantx tieħu ħin. Imbagħad, ibbażat fuq il-lista riċevuta, jiġi ppreżentat rapport lill-maniġment, id-dokument huwa ffirmat, ippreżentat, u biss meta dan kollu jsir, jibda l-proċess ta 'qerda diretta ta' kuntratti u titoli simili oħra. Iż-żamma tal-kuntratti fl-arkivju fuq bażi kontinwa mhijiex l-aħjar soluzzjoni, speċjalment peress li xi kumpaniji saħansitra jirnexxilhom jiksbu ftit minn dan, billi jagħtuhom lit-trash u l-bqija.

Eżempju ta 'sistema ta' kontabilità u ħażna

Sabiex tifhem aħjar il-karatteristiċi u l-punti ewlenin ta 'attività, wieħed jista' jiċċita eżempju komparattivament sempliċi ta 'organizzazzjoni ta' ġestjoni tar-rekords. Għalhekk, hemm impjegat, normalment xi ħadd mid-dipartiment tal-kontabilità, li huwa responsabbli għall-ħżin ta 'kuntratti mal-kontropartijiet jew kwalunkwe titoli simili oħra. Huwa għandu folder separat, fejn huma kollha kostantement, waqt li jkunu qed jaħdmu. Hekk kif il-kuntratt jagħlaq, huwa mċaqlaq għal folder ieħor. Ikun konvenjenti li jinħoloq reġistru speċjali f'forma elettronika, fejn id-dokumenti kollha speċifikati jiġu elenkati bl-indikazzjoni tal-perjodu tal-ħażna. Iżda fil-bidu, dan il-perjodu għandu jiġi ddeterminat. L-aħjar huwa li wieħed imexxi l-folder lid-dipartimenti kollha, li sa ċertu punt jittrattaw kuntratti, sabiex jifhmu aħjar l-essenza tagħhom. Hekk kif l-esperjenza takkumula, il-ħtieġa għal dawn l-azzjonijiet se tisparixxi. Imbagħad, meta jinftiehem b'mod ċar dak li eżattament kull wieħed mid-dokumenti jirrappreżenta, jispeċifika l-perjodu speċifiku tal-ħażna tiegħu. F'xi każijiet, ikun aktar konvenjenti li tindika d-data tal-għeluq tal-kuntratt u, flimkien magħha 5 snin (jew aktar), tiddetermina eżattament meta l-karta tista 'tinqered. Fil-fatt, anke fil-bidu nett tal-organizzazzjoni ta 'din il-kwistjoni, il-proċedura mhix partikolarment ikkumplikata, u fuq medda twila ta' żmien se tkun dejjem aktar simplifikata. Meta l-ħażna ta 'kuntratti f'organizzazzjonijiet li l-iskadenza tagħhom diġà ġiet approvata se tkun standardizzata, il-proċess kollu jieħu ftit minuti biss. U issa wasal is-sena meta huwa possibbli li jinqerdu ċerti dokumenti. Huma rtirati mill-folder, ikkonfermati mill-ġdid għal żbalji possibbli u, flimkien ma 'lista ta' dawn il-karti, huma sottomessi għal reviżjoni mill-kap. Huwa, min-naħa tiegħu, għandu jerġa 'jivverifika jekk kollox huwiex verament kif indikat fil-lista, peress li huwa l-boxxla li se jibqa' ħati f'każ ta 'problemi. Jekk kollox huwa tajjeb, il-maniġer jiffirma permess għall-qerda u hawn kulħadd jidħol safejn jifhem tiegħu. Xi ħadd biss jirremetti u jarmi 'l bogħod. Oħrajn jużaw shredder. Oħrajn jagħtuha l-iskart tal-karti, jaħarquh u l-bqija.

Meta jibda l-perjodu ta 'skadenza

Din hija kwistjoni importanti ħafna, peress li huwa miegħu li jinqalgħu ħafna żbalji. Il-ħżin ta 'kuntratti f'intrapriża RB jew RF f'dan il-każ huwa eżattament l-istess u jibda fil-mument meta tibda sena ġdida, fejn dokument speċifiku m'għadux jaħdem. Per eżempju, hemm trattat li spiċċa fil-15 ta 'Lulju 2010. Għandu jiġi ffrankat għal 5 snin, iżda jista' jiġi meqrud mhux fil-15 ta 'Lulju, 2015, iżda kmieni fl-2016. Jiġifieri, ir-rapport mar lura mill-01.01.2011, u mhux mis-seba 'xahar tas-sena ta' qabel. Normalment, bl-għan ġenerali li jimminimizza ċ-ċans ta 'żball, sena hija miżjuda mal-iskadenza definita qabel. U biss wara li tgħaddi, tibda l-proċedura tal-qerda.

Karatteristiċi tal-ħażna

B'mod ġenerali, hemm rakkomandazzjonijiet speċjali dwar kif l-arkivju għandu jħares u jaħdem. Idealment, il-ħżin ta 'kuntratti ta' responsabilità, ftehim ma 'kontro-aġenti, kuntratti ta' impjieg u dokumentazzjoni simili għandu jsir f'post ventilat u niexef. Fl-istess ħin, id-dokumenti nfushom jinsabu fuq xkafef (miftuħa jew magħluqa). Jekk huma relatati ma 'formoli stretti ta' rappurtar jew dokumenti kklassifikati bħala "sigrieti kummerċjali", allura għandhom ikunu preżenti kaxxiforti speċjali. Fil-prinċipju, ħadd ma jikkontrolla dan il-mument, għax dawn huma r-rakkomandazzjonijiet, li huma ta 'benefiċċju għall-intrapriża nnifisha. L-essenza hija sempliċi ħafna: jekk is-sistema nnifisha ma tiġix penalizzata, allura minħabba n-nuqqas ta 'dawk il-karti li għandhom ikunu, spiss ikkastigati. U jekk ikun hemm għargħar, jew id-dokumenti se jinqerdu b'xi mod ieħor simili, allura biss l-intrapriża konkreta se tkun il-ħtija.

Responsabbiltà u eżekuturi testamentarji

Ir-responsabbiltà ewlenija u primarja għal dak kollu li huwa inkluż fil-ħżin tal-kuntratti titħallas mill-kap tal-organizzazzjoni. Huwa hu li, fil-preżenza ta 'problemi, se jkun responsabbli lejn l-istat u jesperjenza l-problemi kollha possibbli. Barra minn hekk, wara warajh, ġeneralment ikun hemm accountant prinċipali, avukat u dak l-impjegat li huwa responsabbli għall-preservazzjoni ta 'dokumenti. Imma ġeneralment dawn il-persuni kollha jkunu kkastigati diġà mill-mexxej fil-kejl ta 'l-iżbalji tagħhom. Fil-fatt, f'ħafna mill-organizzazzjonijiet relattivament żgħar, is-sistema ta 'kontroll kontrattwali hija assenjata għall-kontabilità. U diġà f'dan id-dipartiment l-accountant prinċipali jaħtar, b'mod indipendenti jew permezz ta 'vot ġenerali, persuna speċifika responsabbli. F'xi każijiet, din il-persuna tirċievi żieda żgħira fil-pagi, li għandha tikkumpensa għall-ammont addizzjonali ta 'xogħol, iżda ħafna drabi, l-aħħar oġġett huwa sempliċiment injorat, ibbażat fuq nuqqas ta' fondi jew fatturi simili. F'każijiet rari, l-avukat huwa responsabbli għall-preservazzjoni tad-dokumenti b'mod ġenerali u l-kuntratti b'mod partikolari. Iżda dan mhux konvenjenti ħafna, minħabba li din il-persuna tista 'biss twieġeb għall-kuntratt, u mal-bqija tal-karti huwa ġeneralment familjari biss superfiċjalment. Huwa l-aktar konvenjenti meta jkun hemm individwu li jkun qed jittratta ma 'din il-problema partikolari. Dan se jkun kemm jista 'jkun preċiż u mhux se jagħmel żbalji żghar spjaċevoli, kif impjegati oħra jistgħu jagħmlu.

Ir-riżultat

Il-ħżin tal-kuntratti fl-organizzazzjoni jitwettaq fuq il-prinċipju ta 'konformità sħiħa man-normi kollha tal-liġi. Dan huwa prerekwiżit li jista 'jelimina l-problemi kollha mill-kumpanija. F'dan il-każ, sfumaturi żgħar, regolamenti interni, reġistri u dokumentazzjoni relatata jistgħu jvarjaw minn ditta għal ditta. Il-persuna responsabbli prinċipali hija s-superviżur, iżda jista 'jittrasferixxi dan lil persuna oħra. Dan se jiffaċilita x-xogħol tal-ġestjoni, iżda mhux se jneħħi minnha l-fond sħiħ tar-responsabbiltà għall-iżbalji possibbli. Jiġifieri, l-impjegat li huwa fdat biex jaħdem b'dokumentazzjoni ta 'arkivji għandu jkun kemm jista' jkun responsabbli u jifhem b'mod ċar il-funzjonijiet tiegħu, li jirċievi flus reali għal dan, u mhux gratitudni verbali, bħalma hu normalment il-każ li żżid it-tagħbija mingħajr ma tikkumpensa b'mezzi addizzjonali biex tħallas.