Dmirijiet tal-maniġer uffiċċju

Spiss, speċjalment fl-organizzazzjonijiet żgħar, il-maniġer uffiċċju huwa normalment imsejjaħ is-Segretarju. Hija ħsejjes hekk ħafna aktar solida pożizzjoni, iżda l-fatt li r-responsabbiltajiet tal-maniġer uffiċċju differenti minn segretarjali (għalkemm dawn ċertament għandhom ħafna in komuni), rari kulmin huwa kkonċernat f'dan il-każ.

X'inhu r-responsabbiltà tal-impjegat? L-ewwel u qabel kollox ir-responsabbiltà tal-maniġer uffiċċju huwa li taħdem ma 'dokumenti. L-impjegat jirċievi korrispondenza Received, reġistri dan, jibgħat ir-riċevitur tibgħat lill-arkivju, jekk ikun meħtieġ. Huwa taċċetta wkoll applikazzjonijiet minn impjegati oħra għandu jittrasferixxi lill-firma tad-Direttur Ġenerali, jassigura minnhom il timbru, u mbagħad tagħti lura. Id -dmirijiet tal-maniġer uffiċċju huwa li taħdem ma 'dokumenti interni: ordnijiet istampar u tneħħija tagħhom, ħażna, jibgħatu l-arkivji u l-kontabilità, li jaħdmu ma' korrispondenza ħerġin. Jekk ikun hemm bżonn, huwa għandu jkun kapaċi li jaħdmu ma 'kull tagħmir għall-uffiċċju: fax, scanner, photocopier, kif ukoll biex jirreklutaw u dokumenti stampati. Ipprepara l-kamra għall-preżentazzjonijiet, żamma minuti tal-laqghat, laqgħa u r-riċeviment ta 'mistednin u l-klijenti bħala parti mill-dmirijiet ta' maniġer uffiċċju.

Spiss, l-impjegat għandu jittratta ma dmirijiet segretarjali tradizzjonali: id-distribuzzjoni ta 'msieħba mistiedna jew maniġers fil-lukandi, kmamar prenotazzjoni, biljetti u biljetti tal-ferrovija. Jiddependi fuq l-ispeċifiċitajiet tal-kumpanija u l-uffiċċju innifsu, l-amministratur jista 'jkun rappreżentant tal-kumpanija tiegħek fin-negozjati tan-negozju, u jwettaq id-dmirijiet ta' l- maniġer tal-persunal: it-tfittxija għal impjegati ġodda, il-ħolqien ta 'inċentivi u programmi edukattivi, xogħol ta' disinn. Kultant hu jiffoka fuq l-introduzzjoni ta 'teknoloġiji tal-informazzjoni, l-iżvilupp ta' programmi ġodda.

Dmirijiet tal-maniġer uffiċċju jassumu l-għarfien:

1. Liġijiet u regolamenti li jirregolaw l-legali, informazzjoni, kumpaniji tan-negozju.
2. Fundamenti tal-ġestjoni, il-kummerċjalizzazzjoni, l-intraprenditorija u n-negozju.
3. Il-pedamenti ta soċjoloġija, il-psikoloġija, l-etika ta 'komunikazzjoni kummerċjali, ma jkunux ħadmu mal-persunal u l-pubbliku.
4. Proċedura għat-tfassil ta 'negozju proposti, rapporti, pjanijiet, kuntratti u ftehimiet.
5. -Pedamenti ta 'ġestjoni, l-baŜi ta' ergonomija u s-saħħa okkupazzjonali.

Minbarra dawn il-kompiti, ir-responsabbiltajiet tal-maniġer uffiċċju jinkludi inventarju ta ' l-uffiċċju u software meħtieġa biex titmexxa konsumabbli (provvisti għall-uffiċċju, karta u aċċessorji oħra), li huma meħtieġa għall-ħidma tal-impjegati. Ukoll, huwa obbligat li jżommu rekords ta 'dawn il-materjali biex jiżguraw ħruġ tagħhom, biex jiddeterminaw kif jiksbu, torganizza u jżommu rekord ta' pagamenti għal provvisti. Id-dmirijiet tal-maniġer uffiċċju huwa li jissorvelja l-istat tat-tagħmir għall-uffiċċju, li jinkludi: sfida operazzjonali kaptan għal tiswijiet, bdil f'waqtu ta 'konsumabbli (bħal skrataċ), meta huwa impossibbli li jissewwew - is-sostituzzjoni tat-tagħmir għall-uffiċċju.

Skond ir-regoli adottati fis-kumpannija, u l-maniġer uffiċċju daqs tagħha jew hu jieħu sejħiet u faxes, jibgħathom lill-persuna t-tajba, tibgħat faks u ring up klijenti u l-imsieħba, jew jissorvelja l-ħidma ta 'segretarji, inkluż monitoraġġ tal-kultura tad-diskors tagħhom. Ukoll fil-dmirijiet tal-maniġer uffiċċju li jikkontrolla l-kondizzjoni sanitarja tal-uffiċċju, il-manutenzjoni organizzazzjoni ppjanata, sejħa persunal tekniku għal problemi (per eżempju, is-sostituzzjoni ta 'lampi jew swiċċijiet sink).

B'mod ġenerali, din il-lista tista 'tespandi jew kuntratt skond il-post tax-xogħol. Huwa għalhekk meħtieġ anke fl-istadju tal-intervista li jistaqsu dak li l-maniġer uffiċċju (dmirijiet tal-impjegat fil-kumpanija).